KI-Audit Ihres Unternehmens: Wo man anfängt, in einer Stunde

Viele Geschäftsführer wissen, dass KI ihnen helfen könnte, ohne zu wissen, wo sie anfangen sollen. Die Antwort findet sich nicht in der Liste der angesagten Tools. Sie findet sich in Ihrer Woche. Diese Prüfung wird allein oder zu zweit in einer Stunde mit einem Blatt oder einer Tabellenkalkulation durchgeführt. Sie führt zu einer konkreten Entscheidung: die Aufgabe, die Sie zuerst einem Agenten anvertrauen werden.

IDer Ablauf der Stunde

Blockieren Sie eine Stunde in Ihrem Kalender, weg vom Telefon. Ein Dienstagmorgen funktioniert besser als ein Freitagabend: die vorherige Woche ist noch frisch in Ihrem Gedächtnis. Halten Sie Ihren Kalender, Ihr Postfach und Ihre letzten Rechnungen griffbereit: das sind Ihre besten Quellen.

IIIhre sich wiederholenden Aufgaben auflisten

Eine sich wiederholende Aufgabe kommt mindestens einmal pro Woche vor und wird jedes Mal auf ungefähr die gleiche Weise erledigt. Beschränken Sie sich nicht auf das, was "technisch" erscheint. Am Telefon anrufen, um die Öffnungszeiten anzugeben, eine Bestellung in eine Tabelle eintragen, die gleiche Bestätigungsmail schreiben: alles zählt.

Um nichts zu vergessen, überprüfen Sie vier Bereiche: was Kunden betrifft (Anfragen, Angebote, Nachfassungen, Antworten), Lieferanten (Bestellungen, Reklamationen), Verwaltung (Rechnungen, Unterlagen, Fristen) und Kommunikation (Veröffentlichungen, Bewertungen, Newsletter). Eine Wirtschaftsprüfungskanzlei wird schnell die Zeile "Kunden wegen fehlender Unterlagen nachfassen" ausfüllen; ein Restaurant "Anfragen für Gruppenreservierungen beantworten".

IIIZeit und Frustration notieren

Das aufgewendete Zeit wird pro Woche gezählt. Eine fünfminütige Aufgabe, die zehnmal pro Woche erledigt wird, wiegt genauso viel wie eine fünfzigminütige Aufgabe, die einmal erledigt wird. Frustration zählt auch, denn oft ist die Aufgabe, die man aufschiebt, die teuerste: die nie gesendete Nachfassung, das Angebot, das drei Tage wartet.

Halten Sie sich an eine einfache Bewertung. Über drei Ebenen der Frustration hinaus verlieren Sie Zeit beim Zögern zwischen zwei Noten. Das Ziel ist nicht Präzision, sondern Klassifizierung: welche Aufgaben stechen deutlich heraus.

IVKlare Ein- und Ausgaben erkennen

Das ist die wichtigste Sortierung. Ein Agent erfüllt eine Aufgabe, wenn er weiß was hereinkommt und was herauskommen muss. Eine klare Eingabe ist eine E-Mail, ein Formular, eine Tabelle oder ein lesbares Dokument. Eine klare Ausgabe ist ein Ergebnis, das Sie schnell überprüfen können: ein E-Mail-Entwurf, eine Liste, ein Angebot nach einem Raster.

Die rechte Spalte ist nicht für immer verboten. Diese Aufgaben erfordern Urteilsvermögen, Verlauf und Diplomatie. Ein Agent kann später helfen, indem er einen Entwurf vorbereitet, aber sie sind schlechte erste Versuche.

VDie erste Aufgabe auswählen

Nehmen Sie die Aufgaben vor, die die Auswahl bestanden haben. Wählen Sie diejenige mit den meisten aufgewendeten Stunden und Frustration, mit geringem oder mittlerem Risiko. Im Falle eines Unentschieden nehmen Sie die häufigere: Sie werden schneller sehen, ob der Agent funktioniert. Beschreiben Sie sie dann in drei Sätzen, mit Ihren eigenen Worten. Diese Beschreibung wird die Grundlage für die Mission Ihres Agenten sein.

Nehmen wir eine Bäckerei. Die Prüfung hebt dort zwei Punkte hervor: die Mehlbestellung vom Freitag und die Antworten auf Kuchenbestellungen. Die zweite dauert länger, aber ein falscher Preis oder ein falsches Datum verärgert einen Kunden. Die Geschäftsführerin beginnt daher mit der Mehlbestellung, die aus einer Verkaufstabelle stammt und sich in einer Minute überprüfen lässt.

Bevor Sie den Agent starten, notieren Sie die Zeit, die Sie heute für diese Aufgabe aufwenden. Dies wird Ihr Vergleichspunkt in vier Wochen sein.

VIWo das kostenlose KI-Audit von ABYS Ihnen hilft

Ihre Prüfungsstunde befasst sich mit dem Inneren des Unternehmens. Die kostenlose KI-Prüfung von ABYS betrachtet die andere Seite, das, was Ihre Website nach außen zeigt: Sie geben die Adresse Ihrer Website ein und erhalten eine Bewertung und Anhaltspunkte. Das ist ein nützlicher Ausgangspunkt, um Ihre Tabelle zu ergänzen. Wenn Sie weiter gehen möchten, kostet der vollständige Bericht 99 Euro exkl. MwSt. Wenn Ihre erste Aufgabe ausgewählt ist, folgt die Erstellung des Agenten einem einfachen Ablauf: Sie beschreiben die Aufgabe, er stellt seine Fragen, schlägt einen Plan vor und führt einen Testlauf durch, bevor etwas versendet wird.