Auditoría IA de su empresa: por dónde empezar, en una hora

Muchos dirigentes saben que la IA podría ayudarles, sin saber por dónde empezar. La respuesta no se encuentra en la lista de herramientas de moda. Se encuentra en su semana. Esta auditoría se realiza solo o en pareja, en una hora, con una hoja o una hoja de cálculo. Desemboca en una decisión concreta: la tarea que confiará en primer lugar a un agente.

IEl desarrollo de la hora

Bloquee una hora en su agenda, lejos del teléfono. Un martes por la mañana funciona mejor que un viernes por la noche: la semana anterior aún está fresca en su memoria. Tenga a mano su agenda, su bandeja de entrada y sus facturas recientes: estas son sus mejores fuentes.

IIListar sus tareas repetitivas

Una tarea repetitiva se repite al menos una vez por semana y se realiza más o menos de la misma manera cada vez. No se limite a lo que parece «técnico». Responder al teléfono para dar horarios, copiar un pedido en una tabla, redactar el mismo correo de confirmación: todo cuenta.

Para no olvidar nada, revise cuatro familias: lo que toca a los clientes (solicitudes, presupuestos, recordatorios, respuestas), los proveedores (pedidos, reclamaciones), lo administrativo (facturas, documentos, vencimientos) y la comunicación (publicaciones, reseñas, boletines informativos). Un despacho de asesoría contable completará rápidamente la línea «recordar a los clientes que envíen los documentos faltantes»; un restaurante, «responder a solicitudes de reserva de grupo».

IIIAnotar en tiempo y en molestia

El tiempo dedicado se cuenta por semana. Una tarea de cinco minutos realizada diez veces por semana pesa tanto como una tarea de cincuenta minutos realizada una vez. La molestia también cuenta, porque a menudo es la tarea que se pospone la que cuesta más: el recordatorio nunca enviado, el presupuesto que espera tres días.

Mantenga una notación simple. Más allá de tres niveles de molestia, se pierde tiempo dudando entre dos notas. El objetivo no es la precisión, sino la clasificación: qué tareas destacan claramente.

IVIdentificar las entradas y salidas claras

Es el criterio más importante. Un agente realiza una tarea cuando sabe lo que entra y lo que debe salir. Una entrada clara es un correo, un formulario, una tabla o un documento legible. Una salida clara es un resultado que se puede verificar rápidamente: un borrador de correo, una lista, un presupuesto según una plantilla.

La columna de la derecha no está prohibida para siempre. Estas tareas requieren criterio, historial y diplomacia. Un agente puede ayudar más tarde, preparando un borrador, pero son malos primeros intentos.

VElegir la primera tarea

Retome las tareas que pasaron el filtro. Retenga la que tiene más tiempo dedicado y molestia, con un riesgo bajo o medio. En caso de empate, tome la más frecuente: verá más rápido si el agente funciona. Luego descríbala en tres frases, con sus palabras. Esta descripción será la base de la misión de su agente.

Tomemos una panadería. La auditoría destaca dos líneas: el pedido de harina del viernes y las respuestas a los pedidos de pasteles. La segunda lleva más tiempo, pero un precio o una fecha incorrectos molestan al cliente. La gerenta comienza entonces por el pedido de harina, que parte de una tabla de ventas y se verifica en un minuto.

Antes de lanzar el agente, anote el tiempo que dedica hoy a esta tarea. Será su punto de comparación en cuatro semanas.

VIDónde la auditoría de IA gratuita de ABYS le ayuda

Su hora de audit se enfoca en el interior de la empresa. El audit IA gratuito de ABYS mira la otra vertiente, lo que su sitio muestra hacia afuera: ingresa la dirección de su sitio y obtiene una puntuación y pistas. Es un punto de partida útil para completar su tabla. Si quiere ir más lejos, el informe completo cuesta 99 euros excl. IVA. Cuando su primera tarea está elegida, la creación del agente sigue un recorrido simple: describe la tarea, él hace sus preguntas, propone un plan y hace un ensayo en blanco antes de cualquier envío.