Audit IA della vostra azienda: da dove iniziare, in un'ora

Molti dirigenti sanno che l'IA potrebbe aiutarli, senza sapere da dove iniziare. La risposta non si trova nell'elenco degli strumenti di moda. Si trova nella vostra settimana. Questo audit si fa da soli o in due, in un'ora, con un foglio o un foglio di calcolo. Porta a una decisione concreta: il compito che affiderete per primo a un agente.

ILo svolgimento dell'ora

Bloccate un'ora nella vostra agenda, lontano dal telefono. Un martedì mattina funziona meglio di un venerdì sera: la settimana precedente è ancora fresca nella vostra memoria. Tenete a portata di mano la vostra agenda, la vostra casella di posta e le vostre fatture recenti: sono le vostre migliori fonti.

IIElencare i vostri compiti ripetitivi

Un'attività ripetitiva ricorre almeno una volta alla settimana e si svolge più o meno nello stesso modo ogni volta. Non limitatevi a ciò che sembra « tecnico ». Rispondere al telefono per dare gli orari, ricopiare un ordine in una tabella, redigere la stessa mail di conferma: tutto conta.

Per non dimenticare nulla, passate in rassegna quattro famiglie: ciò che riguarda i clienti (richieste, preventivi, sollecitazioni, risposte), i fornitori (ordini, reclami), l'amministrativo (fatture, documenti, scadenze) e la comunicazione (pubblicazioni, avvisi, lettere informative). Uno studio di consulenza contabile riempirà rapidamente la riga « sollecitare i clienti per i documenti mancanti »; un ristorante, « rispondere alle richieste di prenotazione di gruppo ».

IIIAnnotare in tempo e in fastidio

La tempo trascorso si conta per settimana. Un'attività di cinque minuti fatta dieci volte alla settimana pesa quanto un'attività di cinquanta minuti fatta una volta. L'infastidio conta anche, perché è spesso l'attività che rimandiate quella che costa di più: la sollecitazione mai inviata, il preventivo che aspetta tre giorni.

Mantieni una notazione semplice. Oltre tre livelli di fastidio, si perde tempo a esitare tra due note. L'obiettivo non è la precisione, ma la classificazione: quali compiti emergono nettamente dal resto.

IVIdentificare gli input e gli output chiari

È l'ordinamento più importante. Un agente riesce in un compito quando sa cosa entra e ciò che deve uscire. Un input chiaro è una mail, un modulo, una tabella o un documento leggibile. Un output chiaro è un risultato che si può verificare subito: una bozza di mail, un elenco, un preventivo secondo una griglia.

La colonna di destra non è vietata per sempre. Queste attività richiedono giudizio, uno storico e diplomazia. Un agente può aiutare più tardi, preparando una bozza, ma sono cattivi primi tentativi.

VScegliere il primo compito

Riprendete le attività che hanno superato il filtro. Trattenete quella che ha il più tempo trascorso e infastidio, con un rischio basso o medio. In caso di parità, prendete la più frequente: vedrete più velocemente se l'agente funziona. Poi descrivetela in tre frasi, con vostre parole. Questa descrizione sarà la base della missione del vostro agente.

Prendiamo una panetteria. L'audit vi evidenzia due righe: l'ordine di farina del venerdì e le risposte agli ordini di torte. La seconda richiede più tempo, ma un prezzo o una data erronei infastidiscono un cliente. La gestore inizia quindi con l'ordine di farina, che parte da una tabella delle vendite e si verifica in un minuto.

Prima di lanciare l'agente, annotate il tempo che dedicate oggi a questa attività. Sarà il vostro punto di confronto tra quattro settimane.

VIDove l'audit IA gratuito di ABYS vi aiuta

La vostra ora di audit riguarda l'interno dell'azienda. L'audit IA gratuito di ABYS guarda l'altro versante, ciò che il vostro sito mostra all'esterno: inserite l'indirizzo del vostro sito e ottenete un punteggio e spunti. È un punto di partenza utile per completare la vostra tabella. Se volete andare oltre, il rapporto completo costa 99 euro escluse le imposte. Quando la vostra prima attività è scelta, la creazione dell'agente segue un percorso semplice: descrivete l'attività, pone le sue domande, propone un piano e fa una prova in bianco prima di qualsiasi invio.