Auditoria IA de sua empresa: por onde começar, em uma hora

Muitos dirigentes sabem que a IA poderia ajudá-los, sem saber por onde começar. A resposta não se encontra na lista de ferramentas da moda. Ela se encontra em sua semana. Esta auditoria é feita sozinho ou a dois, em uma hora, com uma folha ou uma planilha. Ela resulta em uma decisão concreta: a tarefa que você delegará em primeiro lugar a um agente.

IO desenrolar da hora

Bloqueie uma hora em sua agenda, longe do telefone. Uma terça-feira de manhã funciona melhor que uma sexta-feira à noite: a semana anterior ainda está fresca em sua memória. Mantenha à mão sua agenda, sua caixa de correio e suas faturas recentes: estas são suas melhores fontes.

IIListar suas tarefas repetitivas

Uma tarefa repetitiva volta pelo menos uma vez por semana e é feita mais ou menos da mesma forma cada vez. Não se limite ao que parece "técnico". Atender ao telefone para informar horários, copiar um pedido em uma planilha, redigir o mesmo email de confirmação: tudo conta.

Para não esquecer nada, revise quatro famílias: o que toca os clientes (pedidos, orçamentos, cobranças, respostas), fornecedores (pedidos, reclamações), administrativo (faturas, documentos, prazos) e comunicação (publicações, avaliações, boletins informativos). Um escritório de contabilidade preencherá rapidamente a linha "cobrar dos clientes pelos documentos faltantes"; um restaurante, "responder aos pedidos de reserva em grupo".

IIIAnotar em tempo e em incômodo

O tempo gasto se conta por semana. Uma tarefa de cinco minutos feita dez vezes por semana pesa tanto quanto uma tarefa de cinquenta minutos feita uma vez. O incômodo também conta, pois é frequentemente a tarefa que se adia que custa mais: o acompanhamento nunca enviado, o orçamento que fica esperando três dias.

Mantenha uma notação simples. Além de três níveis de incômodo, perde-se tempo hesitando entre duas notas. O objetivo não é a precisão, mas a classificação: quais tarefas se destacam claramente do resto.

IVIdentificar as entradas e as saídas claras

É a organização mais importante. Um agente realiza uma tarefa quando sabe o que entra e o que deve sair. Uma entrada clara é um e-mail, um formulário, uma tabela ou um documento legível. Uma saída clara é um resultado que se pode verificar rapidamente: um rascunho de e-mail, uma lista, um orçamento segundo um modelo.

A coluna da direita não é proibida para sempre. Essas tarefas exigem julgamento, histórico e diplomacia. Um agente pode ajudar mais tarde, preparando um rascunho, mas elas fazem maus primeiros testes.

VEscolher a primeira tarefa

Retome as tarefas que passaram na triagem. Retenha aquela que tem mais tempo gasto e incômodo, com um risco baixo ou médio. Em caso de empate, escolha a mais frequente: você verá mais rapidamente se o agente funciona. Em seguida, descreva-a em três frases, com suas próprias palavras. Esta descrição será a base da missão do seu agente.

Tomemos uma padaria. A auditoria ali destaca duas linhas: o pedido de farinha da sexta-feira e as respostas aos pedidos de bolos. A segunda leva mais tempo, mas um preço ou uma data errados desagradam um cliente. A gerente começa então pelo pedido de farinha, que parte de uma tabela de vendas e se verifica em um minuto.

Antes de lançar o agente, anote o tempo que você gasta hoje nesta tarefa. Este será seu ponto de comparação em quatro semanas.

VIOnde a auditoria de IA gratuita da ABYS o ajuda

Sua hora de auditoria é sobre o interior da empresa. A auditoria IA gratuita da ABYS olha para o outro lado, o que seu site mostra para fora: você entra o endereço do seu site e obtém uma pontuação e pistas. É um ponto de partida útil para complementar sua tabela. Se quiser ir mais longe, o relatório completo custa 99 reais excl. VAT. Quando sua primeira tarefa é escolhida, a criação do agente segue um caminho simples: você descreve a tarefa, ele faz suas perguntas, propõe um plano e faz um teste em branco antes de qualquer envio.