Einen KI-Agenten mit Gmail oder Outlook verbinden: das vollständige Tutorial

Wenn ein KI-Agent eine E-Mail für Sie versendet, stellt sich schnell die Frage: von welcher Adresse? Wenn die Nachricht von einer unbekannten Adresse kommt, besteht das Risiko, dass Ihr Empfänger sie als Spam einstuft oder ignoriert. Die Lösung ist einfach: Autorisieren Sie den Agent, Ihre eigene E-Mail zu verwenden, Gmail oder Outlook, die Ihre Kunden bereits kennen.

IWarum Sie Ihr Postfach verbinden sollten, anstatt eine generische Adresse zu verwenden

Eine E-Mail, die von contact@abys.ai versendet wird, hat nicht die gleiche Wirkung wie eine Nachricht von Ihrer üblichen Adresse. Ihre Kunden erkennen Ihren Namen, Ihre Signatur, Ihre Domain. Anti-Spam-Filter vertrauen einer Adresse mit Verlauf mehr. Und wenn jemand antwortet, kommt die Antwort in Ihren Posteingang, nicht woanders. Ein Klempner, der seine Angebote per Agent nachverfolgt, möchte, dass der Kunde « dupont.plomberie@gmail.com » sieht, nicht eine anonyme Adresse.

IIWie OAuth in zwei Sätzen funktioniert

Konkret geben Sie Ihr Passwort niemals in ABYS ein. Sie geben es auf der offiziellen Seite von Google oder Microsoft ein, die Sie an ihrer Adresse erkennen (accounts.google.com oder login.microsoftonline.com). Es ist der gleiche Mechanismus wie wenn Sie sich auf einer Website mit « Mit Google anmelden » anmelden.

IIIGmail mit Ihrem KI-Agent verbinden: die Schritte

IVOutlook mit Ihrem KI-Agenten verbinden: die Schritte

Das Verfahren für Outlook (ob persönliches Konto outlook.com oder berufliches Microsoft 365-Konto) folgt demselben Prinzip. Der Unterschied liegt in der Microsoft-Oberfläche, die etwas ausführlicher ist.

VÜberprüfen, dass E-Mails unter Ihrem Namen versendet werden

Senden Sie nach der Verbindung eine Test-E-Mail an eine Adresse, die Sie kontrollieren, beispielsweise Ihre persönliche Adresse. Öffnen Sie diese Nachricht und überprüfen Sie drei Dinge: den angezeigten Absender (Ihr Name und Ihre Adresse), die Antwortadresse (muss Ihre sein) und die technischen Header, falls Sie diese lesen können. Klicken Sie in Gmail auf die drei Punkte und dann auf « Original anzeigen ». Sie sehen eine Zeile « From » mit Ihrer Adresse.

VIWie Antworten verwaltet werden

Wenn jemand auf eine E-Mail antwortet, die vom Agent gesendet wurde, kommt die Antwort in Ihr Gmail- oder Outlook-Postfach, wie jede andere Nachricht. Der Agent kann so konfiguriert werden, dass er diese Antworten lesen und entsprechend handeln: zum Beispiel die Mahnungen einstellen, wenn der Kunde den Versand eines Dokuments bestätigt hat, oder Sie benachrichtigen, dass eine Antwort Ihre Intervention erfordert.

Eine E-Mail, die der Agent erhält, lässt ihn sofort handeln, ohne auf seinen nächsten Arbeitseinsatz zu warten. Wenn Sie die Formel « Einmal pro Woche » gewählt haben, wird der Agent eine Antwort trotzdem sofort bearbeiten. Dies ist nützlich, um einen Kunden nicht mehrere Tage lang ohne Rückmeldung zu lassen.

VIIWas zu tun ist, wenn die Verbindung fehlschlägt

Wenn alles korrekt aussieht, aber die Verbindung nicht hergestellt wird, versuchen Sie es in einem privaten Browserfenster mit nur einem verbundenen Konto. Dies beseitigt Konflikte zwischen mehreren Sitzungen.

VIIIDie Berechtigung jederzeit widerrufen

Sie behalten die Kontrolle. Gehen Sie für Gmail in die Einstellungen Ihres Google-Kontos, Bereich « Sicherheit », dann « Drittanwendungen mit Kontozugriff ». Sie finden dort ABYS und können den Zugriff mit einem Klick widerrufen. Für Outlook gehen Sie zu account.microsoft.com, Bereich « Datenschutz » und dann « Apps und Dienste ». Der Agent kann keine E-Mails mehr versenden, bis Sie das Konto nicht erneut verbinden.

IXMüssen mehrere Adressen verbunden werden

Wenn Sie mehrere Agenten haben, kann jeder mit einer anderen Adresse verbunden sein. Ein Agent für Mahnungen kann von der Adresse der Buchhaltungsabteilung aus versenden, während ein Vertriebsagent von der geschäftlichen Adresse aus versendet. Jede Verbindung ist unabhängig. Sie können auch verbinden mehrere Agents unter derselben Adresse falls dies auf Ihre Organisation zutrifft.