Connect an AI agent to Gmail or Outlook: the complete tutorial

Quand un agent IA envoie un email pour vous, la question arrive vite : depuis quelle adresse ? Si le message part d'une adresse inconnue, votre destinataire risque de le classer en spam ou de l'ignorer. La solution est simple : autoriser l'agent à utiliser votre propre messagerie, Gmail ou Outlook, celle que vos clients connaissent déjà.

IWhy connect your email rather than a generic address

Un email envoyé depuis contact@abys.ai n'a pas la même force qu'un message venant de votre adresse habituelle. Vos clients reconnaissent votre nom, votre signature, votre domaine. Les filtres anti-spam font davantage confiance à une adresse qui a un historique. Et si quelqu'un répond, la réponse arrive dans votre boîte, pas ailleurs. Un artisan plombier qui relance ses devis par agent veut que le client voie « dupont.plomberie@gmail.com », pas une adresse anonyme.

IIHow OAuth works in two sentences

Concrètement, vous ne tapez jamais votre mot de passe dans ABYS. Vous le tapez sur la page officielle de Google ou Microsoft, que vous reconnaissez à son adresse (accounts.google.com ou login.microsoftonline.com). C'est le même mécanisme que lorsque vous vous connectez à un site avec « Se connecter avec Google ».

IIIConnecter Gmail à votre agent IA : les étapes

IVConnecter Outlook à votre agent IA : les étapes

La procédure pour Outlook (qu'il s'agisse d'un compte personnel outlook.com ou d'un compte Microsoft 365 professionnel) suit le même principe. La différence tient à l'interface Microsoft, un peu plus verbeuse.

VVerify that emails are sent from your name

Après la connexion, envoyez un email de test à une adresse que vous contrôlez, par exemple votre adresse personnelle. Ouvrez ce message et regardez trois choses : l'expéditeur affiché (votre nom et votre adresse), l'adresse de réponse (doit être la vôtre), et les en-têtes techniques si vous savez les lire. Sur Gmail, cliquez sur les trois points puis « Afficher l'original ». Vous verrez une ligne « From » avec votre adresse.

VIHow replies are handled

Quand quelqu'un répond à un email envoyé par l'agent, la réponse arrive dans votre boîte Gmail ou Outlook, comme n'importe quel autre message. L'agent peut être configuré pour lire ces réponses et agir en conséquence : par exemple, arrêter les relances si le client a confirmé l'envoi d'un document, ou vous prévenir qu'une réponse nécessite votre intervention.

Un email reçu par l'agent le fait passer sans attendre son prochain tour de travail. Si vous avez choisi la formule « Une fois par semaine », l'agent traitera quand même une réponse dès qu'elle arrive. C'est utile pour ne pas laisser un client sans suite pendant plusieurs jours.

VIIWhat to do if the connection fails

Si tout semble correct mais que la connexion ne se fait pas, essayez dans une fenêtre de navigation privée, avec un seul compte connecté. Cela élimine les conflits entre plusieurs sessions.

VIIIRevoke authorization at any time

Vous gardez le contrôle. Pour Gmail, allez dans les paramètres de votre compte Google, section « Sécurité », puis « Applications tierces ayant accès au compte ». Vous y trouverez ABYS et pourrez retirer l'accès en un clic. Pour Outlook, rendez-vous sur account.microsoft.com, section « Confidentialité » puis « Applications et services ». L'agent ne pourra plus envoyer d'emails tant que vous ne reconnecterez pas le compte.

IXDo you need to connect multiple addresses

Si vous avez plusieurs agents, chacun peut être connecté à une adresse différente. Un agent de relance des impayés peut envoyer depuis l'adresse du service comptabilité, tandis qu'un agent de prospection envoie depuis l'adresse commerciale. Chaque connexion est indépendante. Vous pouvez aussi connecter plusieurs agents à la même adresse si cela correspond à votre organisation.