Conectar un agente IA a Gmail u Outlook: el tutorial completo

Cuando un agente IA envía un correo electrónico por usted, la pregunta llega rápido: ¿desde qué dirección? Si el mensaje proviene de una dirección desconocida, su destinatario corre el riesgo de clasificarlo como spam o ignorarlo. La solución es simple: autorizar al agente a utilizar su propio correo electrónico, Gmail u Outlook, el que sus clientes ya conocen.

IPor qué conectar su correo electrónico en lugar de una dirección genérica

Un correo electrónico enviado desde contact@abys.ai no tiene la misma fuerza que un mensaje que viene de su dirección habitual. Sus clientes reconocen su nombre, su firma, su dominio. Los filtros anti-spam confían más en una dirección que tiene un historial. Y si alguien responde, la respuesta llega a su bandeja, no a otro lugar. Un fontanero que hace seguimiento a sus presupuestos por agente quiere que el cliente vea « dupont.plomberia@gmail.com », no una dirección anónima.

IICómo funciona OAuth en dos frases

En la práctica, nunca escribe su contraseña en ABYS. La escribe en la página oficial de Google o Microsoft, que reconoce por su dirección (accounts.google.com o login.microsoftonline.com). Es el mismo mecanismo que cuando se conecta a un sitio con « Conectarse con Google ».

IIIConectar Gmail a su agente IA: los pasos

IVConectar Outlook a su agente IA: los pasos

El procedimiento para Outlook (ya sea una cuenta personal outlook.com o una cuenta Microsoft 365 profesional) sigue el mismo principio. La diferencia está en la interfaz de Microsoft, un poco más detallada.

VVerificar que los correos electrónicos se envíen correctamente desde su nombre

Después de conectarse, envíe un correo de prueba a una dirección que controle, por ejemplo su dirección personal. Abra este mensaje y observe tres cosas: el remitente mostrado (su nombre y su dirección), la dirección de respuesta (debe ser la suya), y los encabezados técnicos si sabe leerlos. En Gmail, haga clic en los tres puntos y luego en « Ver original ». Verá una línea « From » con su dirección.

VICómo se gestionan las respuestas

Cuando alguien responde a un correo enviado por el agente, la respuesta llega a su bandeja de Gmail u Outlook, como cualquier otro mensaje. El agente puede configurarse para leer estas respuestas y actuar en consecuencia: por ejemplo, detener los seguimientos si el cliente ha confirmado el envío de un documento, o avisarle que una respuesta requiere su intervención.

Un correo recibido por el agente lo hace pasar sin esperar su próximo turno de trabajo. Si eligió la fórmula « Una vez por semana », el agente procesará una respuesta en cuanto llegue. Esto es útil para no dejar a un cliente sin respuesta durante varios días.

VIIQué hacer si la conexión falla

Si todo parece correcto pero la conexión no se realiza, intente en una ventana de navegación privada, con una sola cuenta conectada. Esto elimina los conflictos entre varias sesiones.

VIIIRetirar la autorización en cualquier momento

Usted mantiene el control. Para Gmail, vaya a la configuración de su cuenta Google, sección « Seguridad », luego « Aplicaciones de terceros con acceso a la cuenta ». Encontrará ABYS allí y podrá retirar el acceso con un clic. Para Outlook, vaya a account.microsoft.com, sección « Privacidad » luego « Aplicaciones y servicios ». El agente no podrá enviar correos electrónicos hasta que no vuelva a conectar la cuenta.

IX¿Es necesario conectar varias direcciones

Si tiene varios agentes, cada uno puede estar conectado a una dirección diferente. Un agente de seguimiento de impagos puede enviar desde la dirección del departamento de contabilidad, mientras que un agente de prospección envía desde la dirección comercial. Cada conexión es independiente. También puede conectar varios agentes en la misma dirección si esto corresponde a su organización.