Collegare un agente IA a Gmail o Outlook: il tutorial completo

Quando un agente IA invia un'email per te, la domanda arriva velocemente: da quale indirizzo? Se il messaggio parte da un indirizzo sconosciuto, il tuo destinatario rischia di classificarlo come spam o di ignorarlo. La soluzione è semplice: autorizzare l'agente a utilizzare la tua stessa casella di posta, Gmail o Outlook, quella che i tuoi clienti già conoscono.

IPerché collegare la vostra casella di posta piuttosto che un indirizzo generico

Un'email inviata da contact@abys.ai non ha la stessa forza di un messaggio proveniente dal vostro indirizzo abituale. I vostri clienti riconoscono il vostro nome, la vostra firma, il vostro dominio. I filtri anti-spam si fidano maggiormente di un indirizzo che ha una cronologia. E se qualcuno risponde, la risposta arriva nella vostra casella, non altrove. Un idraulico artigiano che sollecita i suoi preventivi tramite agente vuole che il cliente veda « dupont.plomberie@gmail.com », non un indirizzo anonimo.

IICome funziona OAuth in due frasi

Concretamente, non digiti mai la tua password in ABYS. La digiti sulla pagina ufficiale di Google o Microsoft, che riconosci dal suo indirizzo (accounts.google.com o login.microsoftonline.com). È lo stesso meccanismo di quando ti colleghi a un sito con «Accedi con Google».

IIIConnettere Gmail al vostro agente IA: i passaggi

IVConnettere Outlook al tuo agente IA: i passaggi

La procedura per Outlook (che si tratti di un account personale outlook.com o di un account Microsoft 365 professionale) segue lo stesso principio. La differenza sta nell'interfaccia Microsoft, un po' più prolissa.

VVerificare che le email partano correttamente dal vostro nome

Dopo la connessione, invia un'email di test a un indirizzo che controlli, ad esempio il tuo indirizzo personale. Apri questo messaggio e guarda tre cose: il mittente visualizzato (il tuo nome e il tuo indirizzo), l'indirizzo di risposta (deve essere il tuo), e le intestazioni tecniche se sai leggerle. Su Gmail, fai clic sui tre punti quindi «Visualizza originale». Vedrai una riga «From» con il tuo indirizzo.

VICome vengono gestite le risposte

Quando qualcuno risponde a un'email inviata dall'agente, la risposta arriva nella tua casella Gmail o Outlook, come qualsiasi altro messaggio. L'agente può essere configurato per leggere queste risposte e agire di conseguenza: ad esempio, interrompere i solleciti se il cliente ha confermato l'invio di un documento, o avvisarvi che una risposta richiede il vostro intervento.

Un'email ricevuta dall'agente lo fa passare senza aspettare il suo prossimo turno di lavoro. Se avete scelto la formula « Una volta alla settimana », l'agente tratterà comunque una risposta non appena arriva. È utile per non lasciare un cliente senza risposta per diversi giorni.

VIICosa fare se la connessione non riesce

Se tutto sembra corretto ma la connessione non avviene, provate in una finestra di navigazione privata, con un solo account connesso. Questo elimina i conflitti tra più sessioni.

VIIIRitirare l'autorizzazione in qualsiasi momento

Mantieni il controllo. Per Gmail, vai alle impostazioni del tuo account Google, sezione «Sicurezza», quindi «Applicazioni di terze parti con accesso all'account». Troverai ABYS e potrai revocare l'accesso con un clic. Per Outlook, vai su account.microsoft.com, sezione «Privacy» quindi «App e servizi». L'agente non potrà più inviare email finché non ricolllegherai l'account.

IXÈ necessario collegare più indirizzi

Se hai più agenti, ognuno può essere connesso a un indirizzo diverso. Un agente di sollecito dei crediti insoluti può inviare dall'indirizzo del servizio contabilità, mentre un agente di prospecting invia dall'indirizzo commerciale. Ogni connessione è indipendente. Puoi anche connettere più agenti allo stesso indirizzo se corrisponde alla tua organizzazione.