Een AI-agent verbinden met Gmail of Outlook: de volledige handleiding

Wanneer een AI-agent een e-mail voor u verzendt, rijst snel de vraag: van welk adres? Als het bericht van een onbekend adres afkomstig is, riskeert uw ontvanger het als spam in te delen of te negeren. De oplossing is eenvoudig: autoriseer de agent om uw eigen e-mailprogramma te gebruiken, Gmail of Outlook, degene die uw klanten al kennen.

IWaarom uw e-mailprogramma verbinden in plaats van een generiek adres

Een e-mail verzonden vanaf contact@abys.ai heeft niet dezelfde kracht als een bericht van uw gebruikelijke adres. Uw klanten herkennen uw naam, uw handtekening, uw domein. Anti-spamfilters vertrouwen meer op een adres met een geschiedenis. En als iemand antwoordt, komt het antwoord in uw postvak aan, niet elders. Een loodgieter die zijn offertes opnieuw indient via agent wil dat de klant « dupont.plomberie@gmail.com » ziet, geen anoniem adres.

IIHoe OAuth in twee zinnen werkt

In de praktijk typt u nooit uw wachtwoord in ABYS. U typt het op de officiële pagina van Google of Microsoft, die u herkent aan het adres (accounts.google.com of login.microsoftonline.com). Dit is hetzelfde mechanisme als wanneer u zich aanmeldt bij een site met 'Aanmelden met Google'.

IIIGmail verbinden met uw AI-agent: de stappen

1. 1
   Open de instellingen van uw agent

   Ga in uw ABYS-ruimte naar het formulier van de betreffende agent. Klik op « Berichten » in het zijmenu. U ziet een knop « Gmail verbinden ».

2. 2
   Meld u aan bij Google

   Er opent een Google-venster. Kies het Gmail-account dat de agent zal gebruiken. Als u meerdere accounts hebt, controleer dan goed welke account bovenaan de pagina is geselecteerd.

3. 3
   Accepteer de machtigingen

   Google toont u wat ABYS kan doen: e-mails in uw naam verzenden, antwoorden lezen. Klik op « Autoriseren ». U kunt deze autorisatie later intrekken in de instellingen van uw Google-account.

4. 4
   Controleer de verbinding

   Terug in ABYS verschijnt het Gmail-adres met een groen vinkje. Stuur een test-e-mail naar jezelf om te bevestigen dat alles werkt. Controleer de afzender: het is inderdaad uw naam en adres.

IVOutlook verbinden met uw AI-agent: de stappen

De procedure voor Outlook (of het nu een persoonlijk outlook.com-account of een professioneel Microsoft 365-account betreft) volgt hetzelfde principe. Het verschil zit in de Microsoft-interface, die iets uitgebreider is.

1. 1
   Start de verbinding

   Klik in het profiel van uw agent op 'Outlook verbinden'. Er opent een Microsoft-venster.

2. 2
   Voer uw Microsoft-adres in

   Voer uw Outlook- of Microsoft 365-adres in. Als u al bent aangemeld bij een Microsoft-account in uw browser, kan dit vooraf zijn geselecteerd. Controleer of het juist is.

3. 3
   Accepteer de machtigingen

   Microsoft geeft een overzicht van de aangevraagde rechten. Klik op « Accepteren ». Voor een zakelijk Microsoft 365-account kan uw beheerder extra validatie hebben ingesteld.

4. 4
   Bevestig in ABYS

   Het Outlook-adres verschijnt in de instellingen van de agent. Voer een testverzending uit. Controleer of de e-mail goed aankomt en of de afzender correct is.

VControleren of e-mails goed van uw naam verzonden worden

Na het inloggen stuurt u een test-e-mail naar een adres dat u controleert, bijvoorbeeld uw persoonlijke adres. Open dit bericht en controleer drie dingen: de weergegeven afzender (uw naam en adres), het antwoordadres (moet het uwe zijn), en de technische headers als u deze kunt lezen. Klik in Gmail op de drie puntjes en vervolgens op 'Origineel weergeven'. U ziet een regel 'From' met uw adres.

VIHoe antwoorden worden beheerd

Wanneer iemand antwoordt op een e-mail die door de agent is verzonden, komt het antwoord in uw Gmail- of Outlook-postvak terecht, zoals elk ander bericht. De agent kan worden geconfigureerd voor deze antwoorden lezen en dienovereenkomstig handelen: bijvoorbeeld vervolgacties stoppen als de klant het verzenden van een document heeft bevestigd, of u waarschuwen dat een antwoord uw tussenkomst vereist.

Wanneer een e-mail door de agent wordt ontvangen, gaat hij zonder op zijn volgende werkbeurt te wachten aan het werk. Als u voor het abonnement 'Eenmaal per week' hebt gekozen, verwerkt de agent toch een antwoord zodra het aankomt. Dit is handig om een klant niet enkele dagen zonder reactie te laten.

VIIWat te doen als de verbinding mislukt

• U hebt goed op 'Autoriseren' of 'Accepteren' geklikt in het Google- of Microsoft-venster
• Uw pop-upblocker heeft het autorisatievenster niet geblokkeerd
• U hebt niet meerdere Google- of Microsoft-accounts tegelijk ingelogd in uw browser
• Uw Microsoft 365- of Google Workspace-beheerder staat toepassingen van derden toe
• Uw internetverbinding is niet verbroken tijdens de procedure

Vink aan wat op u van toepassing is: de lijst onthoudt uw antwoorden op dit apparaat.

Als alles correct lijkt maar de verbinding niet tot stand komt, probeert u het in een privénavigatie-venster met slechts één ingelogd account. Dit elimineert conflicten tussen meerdere sessies.

VIIIDe autorisatie op elk moment intrekken

U behoudt de controle. Voor Gmail gaat u naar de instellingen van uw Google-account, sectie « Beveiliging », vervolgens « Toepassingen van derden met toegang tot uw account ». U vindt ABYS daar en kunt de toegang met één klik intrekken. Voor Outlook gaat u naar account.microsoft.com, sectie « Privacy » en vervolgens « Apps en services ». De agent kan geen e-mails meer verzenden totdat u het account opnieuw verbindt.

Zonder verbindingMet OAuth-aanmelding

E-mails verzonden vanaf een generiek adres

E-mails verzonden vanaf uw zakelijke adres

Verhoogd risico op spamclassificatie

Betere bezorging dankzij uw geschiedenis

Antwoorden verloren of handmatig door te sturen

Antwoorden rechtstreeks in uw postvak

Uw klanten herkennen de afzender niet

Uw klanten zien uw naam en uw handtekening

IXMoet ik meerdere adressen verbinden

Als u meerdere agents heeft, kan elk aan een ander adres worden gekoppeld. Een agent voor vervolgacties op openstaande posten kan e-mails verzenden vanaf het adres van de boekhoudafdeling, terwijl een prospectie-agent e-mails verstuurt vanaf het commerciële adres. Elke verbinding is onafhankelijk. U kunt ook verbinden meerdere agents op hetzelfde adres als dit overeenkomt met uw organisatie.

?De vragen die ons worden gesteld

Wordt mijn wachtwoord opgeslagen door ABYS?

Nee. ABYS ziet uw wachtwoord nooit. U meldt zich rechtstreeks aan op de pagina van Google of Microsoft, die een tijdelijk toegangstoken afgeeft. Dit token maakt het verzenden van e-mails mogelijk, maar niet het wijzigen van uw account.

Kan ik een adres met mijn eigen domeinnaam gebruiken?

Ja, als dit adres wordt gehost door Google Workspace of Microsoft 365. De procedure is hetzelfde. Uw beheerder hoeft alleen toepassingen van derden toe te staan als dit nog niet is gebeurd.

Wat gebeurt er als ik mijn Gmail- of Outlook-wachtwoord wijzig?

De OAuth-verbinding blijft meestal actief na een wachtwoordwijziging. Als Google of Microsoft het token om veiligheidsredenen intrekt, hoeft u alleen maar opnieuw verbinding te maken in ABYS.

Kan de agent al mijn e-mails lezen?

De agent leest alleen antwoorden op e-mails die hij heeft verzonden, niet uw hele postvak. De gevraagde machtigingen zijn beperkt tot het verzenden en lezen van gesprekken die door de agent zijn gestart.