Prospección por email legal en Francia: lo que está permitido o no

Un fontanero que propone sus contratos de mantenimiento a los síndicos de su ciudad, una agencia web que escribe a los restaurantes de un barrio: la prospección por email es una herramienta común y legal. Sin embargo, obedece a reglas precisas, fijadas por el Código de Correos y Comunicaciones Electrónicas, en su artículo L34-5, por el RGPD y por las recomendaciones de la CNIL. Todo depende primero de una pregunta: ¿escribe a un profesional o a un particular?

IB2B o B2C: la distinción que lo cambia todo

La regla de partida del artículo L34-5 es la prohibición: no se prospecta a una persona física por correo electrónico sin su consentimiento previo. Pero la CNIL admite un régimen más flexible cuando se escribe a una persona en el marco de su actividad profesional, a su dirección profesional, para hablarle de su profesión.

La excepción B2C concierne una situación precisa: ha recabado la dirección de la persona con ocasión de una venta o prestación, le propone productos o servicios análogos que usted mismo suministra, y ella pudo rechazarlos en el momento de la recogida. Una bodega que escribe a sus clientes para anunciar su nueva selección de vinos entra en este marco. Comprar un fichero de particulares para escribirles no entra.

IILas condiciones para escribir a un profesional sin su consentimiento

Se añaden otras dos condiciones. La persona debe ser informada del uso de sus datos: de dónde proceden, quién los utiliza y por qué, a más tardar en el primer mensaje si no los ha proporcionado directamente. Y debe poder oponerse de forma sencilla y gratuita, en la práctica mediante un enlace de baja que funcione.

IIILo que cada email de prospección debe contener

El Código de Correos y Comunicaciones Electrónicas prohíbe ocultar la identidad del remitente e impone indicar un medio válido para solicitar la interrupción de los mensajes. Un correo de prospección correcto contiene pocos elementos, pero ninguno debe faltar.

IVOposición, minimización, conservación: la disciplina de los ficheros

Una persona que se da de baja o responde «no me escriba más» no debe recibir nunca más sus mensajes de prospección. El derecho de oposición a la prospección es absoluto. Mantenga una lista de oposición actualizada y verifíquela antes de cada envío, incluso cuando importe un nuevo fichero que podría contener la misma dirección.

Para el resto, la regla es la minimización: recabe solo lo que sirve para la prospección (nombre, función, empresa, dirección profesional). No es necesario conservar la fecha de nacimiento o el perfil personal de un dirigente. La CNIL recomienda además no conservar los datos de un prospecto más allá de tres años después del último contacto procedente de él. Por último, la ley no fija un número de seguimientos. Le aconsejo la moderación: dos o tres mensajes sin respuesta, y luego se detiene.

VCómo un agente de prospección aplica estas reglas

Un agente IA no dispensa del cumplimiento de la ley. Bien configurado, ayuda a aplicarla en cada envío, incluso el viernes por la noche. Este es el proceso de una prospección B2B bien construida, tal como se puede organizar con un agente como Milo, el agente de prospección de ABYS.

El agente respeta las reglas que le proporciona, pero la responsabilidad sigue siendo suya: es usted quien elige los objetivos y el contenido. Esta es una guía práctica y no un asesoramiento jurídico: para un caso particular, o una prospección hacia otro país de la Unión, cuyas normas pueden diferir, consulte a un abogado o a los recursos de la CNIL.