Prospecting email legale in Francia: cosa è permesso, o no

Un idraulico che propone i suoi contratti di manutenzione ai sindaci della sua città, un'agenzia web che scrive ai ristoranti di un quartiere: il prospecting via email è uno strumento comune e legale. Obbedisce tuttavia a regole precise, fissate dal Codice delle poste e delle comunicazioni elettroniche, nel suo articolo L34-5, dal RGPD e dalle raccomandazioni della CNIL. Tutto dipende innanzitutto da una domanda: state scrivendo a un professionista o a un privato?

IB2B o B2C: la distinzione che cambia tutto

La regola di partenza dell'articolo L34-5 è il divieto: non si prospetta una persona fisica via email senza il suo consenso preventivo. Ma la CNIL ammette un regime più flessibile quando si scrive a una persona nel contesto della sua attività professionale, al suo indirizzo professionale, per parlarle della sua professione.

L'eccezione B2C riguarda una situazione precisa: avete raccolto l'indirizzo della persona in occasione di una vendita o di una prestazione, le proponete prodotti o servizi analoghi che fornite voi stessi, e ha potuto rifiutare fin dalla raccolta. Una cantina che scrive ai suoi clienti per annunciare la sua nuova selezione di vini rientra in questo ambito. Acquistare un file di privati per scrivere loro non vi rientra.

IILe condizioni per scrivere a un professionista senza il suo consenso

Si aggiungono altre due condizioni. La persona deve essere informata dell'uso dei suoi dati: da dove provengono, chi li utilizza e perché, al più tardi al primo messaggio se non li avete raccolti da lei. E deve poter opporsi semplicemente e gratuitamente, in pratica tramite un link di cancellazione che funziona.

IIICiò che ogni email di prospecting deve contenere

Il Codice delle poste e delle comunicazioni elettroniche vieta di mascherare l'identità del mittente e impone di indicare un mezzo valido per chiedere l'arresto dei messaggi. Un'email di prospecting corretta si riduce quindi a pochi elementi, ma nessuno deve mancare.

IVOpposizione, minimizzazione, conservazione: la disciplina dei file

Una persona che si cancella o risponde « non mi scrivete più » non deve più ricevere mai i vostri messaggi di prospecting. Il diritto di opposizione al prospecting è assoluto. Mantenete una lista di opposizione aggiornata e verificatela prima di ogni invio, anche quando importate un nuovo file che potrebbe contenere lo stesso indirizzo.

Per il resto, la regola è la minimizzazione: raccogliete solo ciò che serve la prospecting (nome, funzione, azienda, indirizzo professionale). Inutile conservare la data di nascita o il profilo personale di un dirigente. La CNIL raccomanda inoltre di non conservare i dati di un prospect oltre tre anni dopo l'ultimo contatto proveniente da lui. Infine, la legge non fissa un numero di follow-up. Vi consiglio la misura: due o tre messaggi senza risposta, poi ci si ferma.

VCome un agente di prospecting applica queste regole

Un agente IA non dispensa dall'applicazione della legge. Se ben configurato, aiuta ad applicarla a ogni invio, anche il venerdì sera. Ecco il procedimento di un prospecting B2B ben costruito, come lo si può organizzare con un agente come Milo, l'agente di prospecting di ABYS.

L'agente rispetta le regole che gli date, ma la responsabilità rimane la vostra: siete voi che scegliete i target e il contenuto. Questo è una guida pratica e non un parere legale: per un caso particolare, o una prospecting verso un altro paese dell'Unione, le cui regole possono differire, consultate un avvocato o le risorse della CNIL.