Legale e-mailprospectie in Frankrijk: wat is toegestaan en wat niet

Een loodgieter die zijn onderhoudscontracten aanbiedt aan de syndici in zijn stad, een webbureau dat restaurants in een wijk schrijft: e-mailprospectie is een gebruikelijk en legaal instrument. Het gehoorzaamt echter aan precieze regels, vastgesteld door de Code des postes et des communications électroniques, in artikel L34-5, door de GDPR en door de aanbevelingen van de CNIL. Het hangt allereerst af van een vraag: schrijft u naar een professional of naar een particulier?

IB2B of B2C: het onderscheid dat alles verandert

De basisregel van artikel L34-5 is het verbod: u prospecteert een natuurlijk persoon niet per e-mail zonder voorafgaande toestemming. Maar de CNIL staat een soepeler regime toe wanneer u naar een persoon schrijft in het kader van zijn professionele activiteit, op zijn professioneel adres, om met hem over zijn beroep te spreken.

De B2C-uitzondering betreft een specifieke situatie: u hebt het adres van de persoon verzameld naar aanleiding van een verkoop of dienst, u biedt hem vergelijkbare producten of diensten aan die u zelf levert, en hij kon weigeren bij inzameling. Een wijnhandel die aan haar klanten schrijft om haar nieuwe wijnkeuze aan te kondigen, valt onder dit kader. Een bestand van particulieren kopen om hen te schrijven, niet.

IIDe voorwaarden om een professional zonder toestemming te schrijven

Twee andere voorwaarden komen erbij. De persoon moet worden geïnformeerd over het gebruik van zijn gegevens: waar ze vandaan komen, wie ze gebruikt en waarom, uiterlijk bij het eerste bericht als u ze niet rechtstreeks bij hem of haar heeft verzameld. En hij of zij moet eenvoudig en kosteloos bezwaar kunnen maken, in de praktijk via een werkende afmeldingslink.

IIIWat elke prospectie-e-mail moet bevatten

De wet op posten en elektronische communicatie verbiedt het verbergen van de identiteit van de afzender en vereist het aangeven van een geldige manier om het stoppen van berichten aan te vragen. Een correct prospectie-e-mailbericht bestaat dus uit weinig elementen, maar geen mag ontbreken.

IVVerzet, minimalisering, bewaring: de discipline van bestanden

Een persoon die zich uitschrijft of antwoordt "schrijf me niet meer" mag geen prospectieberichten meer van u ontvangen. Het verzetsrecht tegen prospectie is absoluut. Houd een actuele verzetslijst bij en controleer deze voor elke verzending, ook wanneer u een nieuw bestand importeert dat hetzelfde adres zou kunnen bevatten.

Voor de rest geldt de regel van minimalisering: verzamel alleen wat prospectie dient (naam, functie, bedrijf, zakelijk adres). Het is niet nodig om de geboortedatum of het persoonlijke profiel van een directeur te bewaren. De CNIL beveelt bovendien aan om gegevens van een prospect niet langer dan drie jaar na het laatste contact van hem te bewaren. Ten slotte stelt de wet geen maximum aantal herinneringen vast. Ik adviseer u voorzichtigheid: twee of drie berichten zonder antwoord, dan stoppen.

VHoe een prospectieagent deze regels toepast

Een AI-agent ontslaat u niet van de wet. Goed ingesteld, helpt het de wet bij elke verzending toe te passen, zelfs vrijdagavond. Hier is het verloop van een goed opgebouwde B2B-prospectie, zoals u deze kunt organiseren met een agent als Milo, de prospectieagent van ABYS.

De agent respecteert de regels die u hem geeft, maar de verantwoordelijkheid blijft bij u: u kiest de doelwitten en de inhoud. Dit is een praktische gids en geen juridisch advies: voor een specifiek geval of prospectie naar een ander land van de Unie, waarvan de regels kunnen verschillen, raadpleeg een advocaat of de middelen van de CNIL.