Reactietijd van een AI-agent op een ontvangen e-mail

Wanneer een klant u een e-mail stuurt, wilt u dat deze snel wordt verwerkt. Niet over drie dagen, niet bij de volgende passage van de agent. Meteen. Dit is precies wat gebeurt met een goed geconfigureerde AI-agent: de aankomst van een bericht activeert de verwerking ervan zonder te wachten op het gebruikelijke ritme van de formule. Maar waar dient dit ritme dan voor? Dit zullen we verduidelijken.

IEen ontvangen e-mail activeert de agent onmiddellijk

Voici le principe fondamental : chaque email reçu par l'agent le fait passer sans attendre son prochain tour. Peu importe que vous ayez choisi la formule à 19 euros par mois (une fois par semaine) ou celle à 349 euros (toutes les heures). Un message entrant est traité dès son arrivée. Un plombier reçoit une demande de devis le mardi à 14h ? L'agent la traite dans les minutes qui suivent, même si la formule prévoit un passage hebdomadaire le jeudi.

IIQuelle différence entre réactivité et rythme de formule ?

La confusion vient souvent de là. Le rythme de la formule (une fois par semaine, tous les jours, toutes les quatre heures, toutes les heures) concerne le travail proactif de l'agent. C'est le moment où il se met en route de lui-même pour accomplir des tâches planifiées : envoyer des relances d'impayés, vérifier des échéances, préparer des rappels. Ce rythme ne s'applique pas aux emails entrants.

Travail réactif (email reçu)Travail proactif (rythme formule)

Déclenché par un message entrant

Déclenché par l'horloge de la formule

Traitement immédiat

Traitement au prochain passage prévu

Répond à une demande client

Exécute une tâche planifiée

Exemple : traiter un devis reçu

Exemple : envoyer les relances du jeudi

IIIEen concreet voorbeeld om het goed te begrijpen

Prenons un cabinet de conseil qui utilise deux agents. Le premier répond aux demandes de rendez-vous. Le second relance les factures impayées chaque jeudi. Le cabinet a choisi la formule à 19 euros par mois, soit un passage hebdomadaire. Voici ce qui se passe en pratique.

1. 1
   Mardi 10h : un prospect écrit

   Un email arrive pour demander un rendez-vous. L'agent de prise de rendez-vous le traite immédiatement, propose des créneaux, et répond dans les minutes qui suivent.

2. 2
   Mercredi 15h : une question client

   Un client pose une question sur une prestation. L'agent concerné la traite aussitôt, sans attendre le jeudi.

3. 3
   Jeudi matin : passage planifié

   C'est le jour du rythme hebdomadaire. L'agent de relance des impayés se met en route et envoie les rappels prévus pour les factures en retard.

4. 4
   Vendredi 9h : nouveau devis demandé

   Un email de demande de devis arrive. Traitement immédiat par l'agent, sans attendre le jeudi suivant.

Vous voyez la logique : les emails entrants sont traités au fil de l'eau, le travail proactif suit le calendrier de la formule. Les deux coexistent sans conflit.

IVPourquoi cette distinction existe-t-elle ?

Un agent qui attendrait son prochain tour pour traiter un email client serait inutilisable. Imaginez un restaurant qui reçoit une réservation le lundi et ne la traite que le vendredi. Le client serait parti ailleurs. La réactivité immédiate sur les messages entrants est donc non négociable. En revanche, certaines tâches n'ont pas besoin d'être exécutées en continu. Relancer un impayé toutes les heures serait excessif. Envoyer un récapitulatif hebdomadaire chaque minute n'aurait pas de sens. Le rythme de la formule permet de cadencer ce travail de fond.

VWat verbruikt tokens in elk geval

Que l'agent travaille en mode réactif ou proactif, il consomme des jetons de votre réservoir mensuel. Un email entrant traité consomme des jetons. Une relance envoyée au rythme de la formule aussi. La différence n'est pas dans la consommation, mais dans le déclencheur. Si vous recevez beaucoup d'emails, votre réservoir se videra plus vite, même avec une formule hebdomadaire. C'est normal : l'agent travaille à chaque message reçu.

• Un email reçu déclenche l'agent immédiatement, quelle que soit la formule
• Le rythme de la formule concerne uniquement le travail proactif planifié
• Les deux modes consomment des jetons du même réservoir
• Un client qui vous écrit n'attend jamais le prochain passage prévu

Vink aan wat op u van toepassing is: de lijst onthoudt uw antwoorden op dit apparaat.

VIComment choisir sa formule en tenant compte de ces deux modes ?

Si votre agent travaille surtout en réaction aux emails entrants (réponses aux demandes, traitement de commandes), le rythme de la formule importe peu pour cette partie. En revanche, si vous avez des tâches proactives fréquentes (relances quotidiennes, rappels toutes les quatre heures), une formule avec un rythme plus serré devient nécessaire. La formule à 19 euros par mois convient à un artisan qui reçoit quelques demandes par semaine et veut une relance hebdomadaire des impayés. La formule à 99 euros convient à un commerce qui veut des relances quotidiennes en plus du traitement immédiat des emails.

VIIVeelgestelde vragen over reactietijd

?De vragen die ons worden gesteld

Mon agent peut-il mettre plusieurs heures à traiter un email reçu ?

Non, sauf si votre réservoir de jetons est vide. Dans ce cas, l'agent s'arrête et vous prévient. Dès que le réservoir est rechargé (le 1er du mois ou en passant à une formule supérieure), il reprend le traitement. En fonctionnement normal, un email entrant est traité dans les minutes qui suivent.

Si je choisis la formule hebdomadaire, mes clients attendront-ils une semaine ?

Non. Le rythme hebdomadaire concerne le travail proactif (relances, rappels planifiés). Tout email reçu déclenche l'agent immédiatement, même avec la formule à 19 euros. Vos clients n'attendent pas.

Puis-je désactiver le traitement immédiat des emails entrants ?

Ce n'est pas prévu. Le traitement immédiat est le fonctionnement standard. Si vous souhaitez que l'agent ignore certains emails, vous pouvez préciser dans sa mission les types de messages à traiter ou à laisser de côté.

Un email reçu la nuit sera-t-il traité immédiatement ?

Oui. L'agent ne dort pas. Un message reçu à 3h du matin est traité dans les minutes qui suivent, comme en plein jour. Si l'agent doit envoyer une réponse, elle partira aussitôt, sauf si vous avez activé la validation manuelle.