Quels documents donner à un agent IA, et lesquels garder
Un agent IA travaille à partir de ce que vous lui donnez. Ce guide vous dit quels documents l'aident vraiment, sous quelle forme les préparer, et ce que vous devez garder pour vous. Vous finirez avec une méthode pour rassembler vos pièces en une vingtaine de minutes.
- Donnez à l'agent ce que vous consultez vous-même pour faire la tâche, rien de plus.
- Un document à jour et court vaut mieux qu'un dossier complet et ancien.
- Un PDF avec du vrai texte se lit mieux qu'un scan flou.
- Mots de passe, coordonnées bancaires et données sensibles restent chez vous.
- Si une pièce manque, un bon agent vous la réclame.
Un agent IA sans documents ressemble à un remplaçant arrivé sans consignes : il fait de son mieux, et il invente. Avec vos documents, il applique vos prix, vos conditions et votre ton. Encore faut-il choisir les bonnes pièces. Trop peu, et l'agent devine. Trop, et il se perd, consomme davantage et touche à des informations dont il n'a pas besoin.
La règle de base : ce que vous consultez vous-même
Posez-vous une seule question : « quand je fais cette tâche à la main, qu'est-ce que j'ouvre ? » Pour un devis, votre grille de prix et un ancien devis. Pour une relance, la liste des factures et vos conditions de paiement. Pour un menu, la liste des produits et les menus précédents. C'est exactement le dossier de l'agent. Cette règle rejoint un principe du RGPD, la minimisation des données (article 5) : ne traiter que ce qui est nécessaire au but poursuivi.
Méfiez-vous des documents qui se contredisent. Si votre site annonce un acompte d'un tiers et vos conditions générales un acompte de moitié, l'agent ne peut pas savoir lequel est le bon. Je vous conseille de relire vos pièces côte à côte avant de les joindre, et de préciser dans la mission quel document fait foi en cas de doute. Ce contrôle révèle souvent des incohérences qui gênaient déjà vos clients.
Les documents qui aident vraiment un agent
- Grille tarifaire ou catalogue, avec les unités et les prix hors taxes
- Conditions générales, conditions de paiement, politique d'annulation
- Deux ou trois modèles de mails que vous avez écrits et qui vous plaisent
- Liste de travail : factures ouvertes, demandes reçues, commandes de la semaine
- Fiche pratique : horaires, zone d'intervention, délais habituels, contacts internes
- Liste des cas particuliers : clients à ne pas contacter, prestations que vous ne faites pas
- Photos utiles : un tableau blanc, une fiche papier, un planning affiché, quand il n'existe pas de version numérique
Les modèles de mails sont sous-estimés. Une consigne comme « ton chaleureux mais professionnel » laisse beaucoup de place à l'interprétation. Deux vrais mails que vous avez envoyés en disent plus que dix adjectifs : longueur, formule d'appel, signature, niveau de familiarité.
Sous quelle forme : PDF, tableur ou photo
Ce que vous gardez pour vous
Certaines informations n'ont rien à faire dans le dossier d'un agent, quelle que soit la tâche. La raison est simple : l'agent n'en a pas besoin pour travailler, et tout ce qu'on confie à un service en ligne doit l'être en connaissance de cause. Pour savoir précisément ce que devient ce que vous confiez, lisez notre article sur la sécurité des données.
- Mots de passe, codes d'accès, identifiants de banque ou de logiciels
- Numéros de carte bancaire et coordonnées bancaires de vos clients
- Pièces d'identité, bulletins de salaire, dossiers du personnel
- Données de santé ou informations intimes sur vos clients
- Comptabilité complète, relevés bancaires, dossiers juridiques en cours
- Fichiers clients entiers quand seule une partie sert la tâche
Préparer ses pièces en vingt minutes
- 1Lister ce que vous ouvrez
Faites la tâche une fois à la main et notez chaque fichier ou papier consulté. Cinq minutes suffisent, et la liste est souvent plus courte que prévu.
- 2Vérifier les dates
Pour chaque pièce, demandez-vous si elle est à jour. Une grille de l'an dernier produit des devis faux. Corrigez ou remplacez ce qui a vieilli.
- 3Alléger
Supprimez les onglets inutiles, les pages sans rapport, les colonnes sensibles. Un document de deux pages bien choisies vaut mieux qu'un dossier de cinquante.
- 4Choisir le format
Exportez en PDF ce qui est du texte, gardez en tableur ce qui est une liste, photographiez proprement ce qui n'existe que sur papier.
- 5Nommer clairement
Donnez à chaque fichier un nom explicite, comme « tarifs 2026 » ou « conditions de paiement », pour que vous et l'agent sachiez ce qu'il contient.
Tenir le dossier à jour
Un agent utilise la version que vous lui avez donnée. Si vous changez vos prix au premier janvier sans remplacer la grille, il continuera d'appliquer les anciens. Prenez l'habitude de remplacer le document le jour même où il change. Sur ABYS, l'agent réclame ce qui lui manque avant de travailler, mais il ne peut pas savoir qu'un document joint est devenu faux. Un document court se tient à jour facilement, et chaque page en moins allège aussi la consommation de jetons à chaque passage.
Les questions qu'on nous pose
Quels documents donner à une IA pour mon entreprise ?
Ceux que vous consultez vous-même pour la tâche confiée : grille de prix, conditions, modèles de mails, liste de travail. Préférez des documents courts, à jour et bien structurés. Gardez pour vous les mots de passe, les coordonnées bancaires, les données de santé et tout ce qui ne sert pas directement la tâche.
Une IA peut-elle lire un PDF scanné ?
Oui, en général, si le scan est net, droit et bien contrasté. Un scan pâle, penché ou photographié de travers se lit mal et peut produire des erreurs, surtout sur les chiffres. Quand c'est possible, préférez le PDF d'origine, exporté depuis votre traitement de texte ou votre logiciel.
Est-ce risqué de donner ses fichiers clients à une IA ?
Cela dépend de ce que vous donnez et à qui. Limitez-vous aux colonnes nécessaires à la tâche, retirez les informations sensibles et renseignez-vous sur l'endroit où les données sont traitées. Le RGPD vous demande de ne traiter que les données utiles au but poursuivi et d'informer vos clients.
Faut-il donner beaucoup de documents pour que l'agent soit meilleur ?
Non. Au-delà de l'utile, les documents supplémentaires brouillent le travail et consomment des jetons à chaque passage. Un agent avec trois pièces bien choisies travaille mieux qu'un agent noyé sous un dossier complet. Si une information lui manque, il vous la demandera.
Vos pièces sont prêtes ? Joignez-les en créant votre agent : il vous dira lui-même s'il lui manque quelque chose.
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