Welche Dokumente sollten Sie einem KI-Agenten geben und welche behalten
Ein KI-Agent arbeitet mit dem, was Sie ihm geben. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, welche Dokumente ihm wirklich helfen, in welcher Form Sie diese vorbereiten, und was Sie für sich behalten sollten. Am Ende haben Sie eine Methode, um Ihre Unterlagen in etwa zwanzig Minuten zusammenzustellen.
- Geben Sie dem Agent das, was Sie selbst konsultieren, um die Aufgabe zu erfüllen, nichts mehr.
- Ein aktuelles und kurzes Dokument ist besser als eine vollständige und alte Akte.
- Ein PDF mit echtem Text liest sich besser als ein unscharfer Scan.
- Passwörter, Bankdaten und sensible Informationen bleiben bei Ihnen.
- Wenn ein Dokument fehlt, fordert es ein guter Agent an.
Ein KI-Agent ohne Dokumente ähnelt einem Ersatzspieler, der ohne Anweisungen ankommt: er tut sein Bestes und erfindet. Mit Ihren Dokumenten wendet er Ihre Preise, Ihre Bedingungen und Ihren Ton an. Allerdings muss man die richtigen Unterlagen auswählen. Zu wenig, und der Agent rät. Zu viel, und er verliert den Überblick, verbraucht mehr und greift auf Informationen zu, die er nicht braucht.
IDie Grundregel: das, was Sie selbst konsultieren
Stellen Sie sich eine einzige Frage: « Wenn ich diese Aufgabe von Hand erledige, was öffne ich? » Für ein Angebot Ihre Preisliste und ein altes Angebot. Für eine Mahnung die Liste der Rechnungen und Ihre Zahlungsbedingungen. Für ein Menü die Produktliste und vorherige Menüs. Das ist genau das Dossier des Agenten. Diese Regel entspricht einem Grundsatz der DSGVO, dem Datenminimierung (Artikel 5): nur das verarbeiten, was für den verfolgten Zweck notwendig ist.
Seien Sie vorsichtig bei Dokumenten, die sich widersprechen. Wenn Ihre Website eine Anzahlung von einem Drittel ankündigt und Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen eine Anzahlung von der Hälfte, kann der Agent nicht wissen, welche richtig ist. Ich empfehle Ihnen, Ihre Dokumente nebeneinander zu lesen, bevor Sie sie anfügen, und in der Aufgabenbeschreibung anzugeben, welches Dokument im Zweifelsfall maßgeblich ist. Diese Überprüfung offenbart oft Unstimmigkeiten, die Ihre Kunden bereits störten.
IIDie Dokumente, die einem Agent wirklich helfen
Kreuzen Sie an, was bei Ihnen zutrifft: Die Liste merkt sich Ihre Antworten auf diesem Gerät.
Die E-Mail-Vorlagen werden unterschätzt. Eine Anweisung wie « warmer, aber professioneller Ton » lässt viel Raum für Interpretation. Zwei echte E-Mails, die Sie versendet haben, sagen mehr aus als zehn Adjektive: Länge, Anrede, Signatur, Vertrautheitsstufe.
IIIIn welcher Form: PDF, Tabellenkalkulation oder Foto
IVDas, was Sie für sich behalten
Einige Informationen haben in der Akte eines Agenten nichts zu suchen, unabhängig von der Aufgabe. Der Grund ist einfach: der Agent braucht sie nicht zum Arbeiten, und alles, das man einem Online-Dienst anvertraut, sollte mit Bedacht geschehen. Um genau zu wissen, was mit dem geschieht, das Sie anvertrauen, lesen Sie unseren Artikel zur Datensicherheit.
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VUnterlagen in zwanzig Minuten vorbereiten
- 1Auflisten, was Sie öffnen
Führen Sie die Aufgabe einmal von Hand durch und notieren Sie jede konsultierte Datei oder jedes Dokument. Fünf Minuten reichen aus, und die Liste ist oft kürzer als erwartet.
- 2Daten überprüfen
Fragen Sie sich bei jedem Dokument, ob es aktuell ist. Ein Raster aus dem letzten Jahr führt zu falschen Angeboten. Korrigieren oder ersetzen Sie, was veraltet ist.
- 3Erleichtern
Löschen Sie unnötige Reiter, Seiten ohne Bezug, sensible Spalten. Ein gut ausgewähltes zweiseitiges Dokument ist besser als ein fünfzigblättriger Ordner.
- 4Format wählen
Exportieren Sie als PDF, was Text ist, behalten Sie in einer Tabelle, was eine Liste ist, fotografieren Sie sauber, was nur auf Papier existiert.
- 5Klar benennen
Geben Sie jeder Datei einen aussagekräftigen Namen, wie « Tarife 2026 » oder « Zahlungsbedingungen », damit Sie und der Agent wissen, was sie enthält.
VIDie Akte aktuell halten
Ein Agent verwendet die Version, die Sie ihm gegeben haben. Wenn Sie Ihre Preise am ersten Januar ändern, ohne das Raster zu ersetzen, wendet er weiterhin die alten an. Gewöhnen Sie sich daran, das Dokument am selben Tag zu ersetzen, an dem es sich ändert. Auf ABYS fordert der Agent an, was ihm fehlt, bevor er arbeitet, aber er kann nicht wissen, dass ein angehängtes Dokument falsch geworden ist. Ein kurzes Dokument lässt sich leicht aktualisieren, und jede Seite weniger reduziert auch den Tokenverbrauch bei jedem Durchgang.
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?Die Fragen, die uns gestellt werden
Welche Dokumente sollte ich einer KI für mein Unternehmen geben?
Die, die Sie selbst für die anvertraute Aufgabe konsultieren: Preisraster, Bedingungen, Mail-Vorlagen, Aufgabenliste. Bevorzugen Sie kurze, aktuelle und gut strukturierte Dokumente. Behalten Sie Passwörter, Bankdaten, Gesundheitsdaten und alles, was die Aufgabe nicht direkt betrifft, für sich.
Kann eine KI ein gescanntes PDF lesen?
Ja, in der Regel, wenn der Scan scharf, gerade und gut kontrastiert ist. Ein blasser, schiefer oder schräg fotografierter Scan lässt sich schlecht lesen und kann zu Fehlern führen, besonders bei Zahlen. Wenn möglich, bevorzugen Sie das Original-PDF, das aus Ihrem Textverarbeitungs- oder Softwareprogramm exportiert wurde.
Ist es riskant, seine Kundendateien an eine KI zu geben?
Das hängt davon ab, was Sie geben und an wen. Beschränken Sie sich auf die für die Aufgabe notwendigen Spalten, entfernen Sie sensible Informationen und informieren Sie sich, wo die Daten verarbeitet werden. Die DSGVO verlangt von Ihnen, nur Daten zu verarbeiten, die für den verfolgten Zweck nützlich sind, und Ihre Kunden zu informieren.
Muss man viele Dokumente geben, damit der Agent besser wird?
Nein. Über das Notwendige hinaus verwirren zusätzliche Dokumente die Arbeit und verbrauchen bei jedem Durchgang Token. Ein Agent mit drei gut ausgewählten Dokumenten arbeitet besser als ein Agent, der unter einem kompletten Dossier begraben ist. Wenn ihm eine Information fehlt, wird er Sie danach fragen.
Ihre Unterlagen sind bereit? Fügen Sie sie beim Erstellen Ihres Agenten bei: Er wird Ihnen selbst sagen, wenn ihm etwas fehlt.
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