Qué documentos proporcionar a un agente IA y cuáles conservar
Un agente IA trabaja a partir de lo que usted le proporciona. Esta guía le indica qué documentos realmente lo ayudan, en qué forma prepararlos, y qué debe guardar para usted. Terminará con un método para reunir sus documentos en una veintena de minutos.
- Dé al agente lo que usted consulta por sí mismo para realizar la tarea, nada más.
- Un documento actualizado y breve vale más que un expediente completo y antiguo.
- Un PDF con texto real se lee mejor que un escaneo borroso.
- Contraseñas, coordenadas bancarias y datos sensibles permanecen con usted.
- Si falta un documento, un buen agente se lo solicita.
Un agente IA sin documentos se parece a un sustituto que llega sin instrucciones: hace lo mejor que puede e improvisa. Con sus documentos, aplica sus precios, sus condiciones y su tono. Aunque sea necesario elegir los documentos correctos. Muy pocos, y el agente adivina. Demasiados, y se pierde, consume más y accede a información que no necesita.
ILa regla de base: lo que usted consulta por sí mismo
Hágase una sola pregunta: «cuando realizo esta tarea manualmente, ¿qué abro?» Para un presupuesto, su tabla de precios y un presupuesto anterior. Para un recordatorio, la lista de facturas y sus condiciones de pago. Para un menú, la lista de productos y los menús anteriores. Es exactamente la carpeta del agente. Esta regla se alinea con un principio del RGPD, la minimización de datos (artículo 5): tratar solo lo necesario para el fin perseguido.
Desconfíe de los documentos que se contradicen. Si su sitio anuncia un depósito de un tercio y sus condiciones generales un depósito de la mitad, el agente no puede saber cuál es el correcto. Le aconsejo que relea sus documentos lado a lado antes de adjuntarlos, y que especifique en la misión qué documento es vinculante en caso de duda. Este control a menudo revela incoherencias que ya molestaban a sus clientes.
IILos documentos que realmente ayudan a un agente
Marque lo que es cierto en su caso: la lista recuerda sus respuestas en este dispositivo.
Los plantillas de correos están subestimadas. Una instrucción como «tono cálido pero profesional» deja mucho lugar a la interpretación. Dos correos reales que ha enviado dicen más que diez adjetivos: longitud, fórmula de saludo, firma, nivel de familiaridad.
IIIEn qué forma: PDF, hoja de cálculo o foto
IVLo que usted guarda para sí
Cierta información no tiene nada que hacer en el dossier de un agente, sea cual sea la tarea. La razón es simple: el agente no lo necesita para trabajar, y todo lo que se confía a un servicio en línea debe hacerse con conocimiento de causa. Para saber exactamente qué sucede con lo que confía, lea nuestro artículo sobre seguridad de datos.
Marque lo que es cierto en su caso: la lista recuerda sus respuestas en este dispositivo.
VPreparar sus documentos en veinte minutos
- 1Enumerar lo que abre
Realice la tarea una vez a mano y anote cada archivo o documento consultado. Cinco minutos son suficientes, y la lista suele ser más corta de lo previsto.
- 2Verificar las fechas
Para cada documento, pregúntese si está actualizado. Una tabla del año pasado produce presupuestos incorrectos. Corrija o reemplace lo que ha envejecido.
- 3Aligerar
Elimine las pestañas innecesarias, las páginas sin relación, las columnas sensibles. Un documento de dos páginas bien elegidas vale más que un dossier de cincuenta.
- 4Elegir el formato
Exporte en PDF lo que sea texto, mantenga en hoja de cálculo lo que sea una lista, fotografíe correctamente lo que solo existe en papel.
- 5Nombrar claramente
Dé a cada archivo un nombre explícito, como «tarifas 2026» o «condiciones de pago», para que usted y el agente sepan qué contiene.
VIMantener el expediente actualizado
Un agente utiliza la versión que le ha dado. Si cambia sus precios el primero de enero sin reemplazar la tabla, seguirá aplicando los antiguos. Acostúmbrese a reemplazar el documento el mismo día en que cambia. En ABYS, el agente solicita lo que le falta antes de trabajar, pero no puede saber que un documento adjunto se ha vuelto incorrecto. Un documento corto se mantiene actualizado fácilmente, y cada página menos también reduce el consumo de tokens en cada paso.
Un caterer crea un agente que responde a solicitudes de buffet para bodas. ¿Cuál es la carpeta más adecuada?
?Las preguntas que nos hacen
¿Qué documentos dar a una IA para mi empresa?
Los que usted consulta personalmente para la tarea encomendada: tabla de precios, condiciones, plantillas de correos, lista de trabajo. Prefiera documentos breves, actualizados y bien estructurados. Guarde para usted las contraseñas, los datos bancarios, los datos de salud y todo lo que no sirva directamente para la tarea.
¿Puede una IA leer un PDF escaneado?
Sí, en general, si el escaneo es nítido, recto y bien contrastado. Un escaneo pálido, inclinado o fotografiado de lado se lee mal y puede producir errores, especialmente en números. Cuando sea posible, prefiera el PDF original, exportado desde su procesador de textos o su software.
¿Es arriesgado dar sus archivos de clientes a una IA?
Depende de lo que dé y a quién. Limítese a las columnas necesarias para la tarea, retire la información sensible e infórmese sobre dónde se tratan los datos. El RGPD le pide que solo trate datos útiles para el fin perseguido e informe a sus clientes.
¿Hay que dar muchos documentos para que el agente sea mejor?
No. Más allá de lo útil, los documentos adicionales confunden el trabajo y consumen tokens en cada paso. Un agente con tres documentos bien elegidos funciona mejor que un agente abrumado por un dossier completo. Si le falta información, se la pedirá.
¿Sus documentos están listos? Adjúntelos creando su agente: él mismo le dirá si le falta algo.
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