Welke documenten aan een AI-agent geven, en welke bewaren
Een AI-agent werkt op basis van wat u hem geeft. Deze gids vertelt u welke documenten hem echt helpen, in welke vorm u ze voorbereidt, en wat u voor jezelf moet houden. U eindigt met een methode om uw stukken in een twintigtal minuten samen te stellen.
- Geef de agent wat u zelf raadpleegt om de taak uit te voeren, niets meer.
- Een actueel en kort document is beter dan een volledig en oud dossier.
- Een PDF met echte tekst leest beter dan een wazig scan.
- Wachtwoorden, bankgegevens en gevoelige gegevens blijven bij u.
- Als een stuk ontbreekt, vraagt een goede agent het u.
Een AI-agent zonder documenten lijkt op een vervanger die zonder instructies aankomt: hij doet zijn best, en hij verzint dingen. Met uw documenten past hij uw prijzen, uw voorwaarden en uw toon toe. Maar u moet wel de juiste stukken kiezen. Te weinig, en de agent gist. Te veel, en hij raakt verdwaald, verbruikt meer en raakt aan informatie die hij niet nodig heeft.
IDe basisregel: wat u zelf raadpleegt
Stel jezelf één vraag: « wanneer ik deze taak handmatig uitvoer, wat open ik dan? » Voor een offerte, je prijslijst en een oude offerte. Voor een herinnering, de lijst met facturen en je betalingsvoorwaarden. Voor een menu, de lijst met producten en vorige menu's. Dit is precies de map van de agent. Deze regel sluit aan bij een GDPR-principe, de gegevensminimalisatie (artikel 5): alleen behandelen wat nodig is voor het nagestreefde doel.
Wees voorzichtig met documenten die elkaar tegenspreken. Als uw website een aanbetaling van een derde aankondigt en uw algemene voorwaarden een aanbetaling van de helft, kan de agent niet weten welke juist is. Ik raad u aan uw documenten naast elkaar door te lezen voordat u ze bijvoegt, en in de opdracht aan te geven welk document in geval van twijfel doorslaggevend is. Deze controle onthult vaak inconsistenties die uw klanten al hinderden.
IIDe documenten die een agent echt helpen
Vink aan wat op u van toepassing is: de lijst onthoudt uw antwoorden op dit apparaat.
De e-mailsjablonen worden onderschat. Een instructie als « warme maar professionele toon » laat veel ruimte voor interpretatie. Twee echte e-mails die je hebt verzonden zeggen meer dan tien bijvoeglijke naamwoorden: lengte, aanhef, handtekening, mate van vertrouwelijkheid.
IIIIn welk formaat: PDF, spreadsheet of foto
IVWat u voor jezelf houdt
Bepaalde informatie hoort niet in de map van een agent, ongeacht de taak. De reden is eenvoudig: de agent heeft dit niet nodig om te werken, en alles wat je aan een onlinedienst toevertrouwt, moet je bewust doen. Lees ons artikel over gegevensbeveiliging om precies te weten wat er met je informatie gebeurt.
Vink aan wat op u van toepassing is: de lijst onthoudt uw antwoorden op dit apparaat.
VUw stukken in twintig minuten voorbereiden
- 1Opsommen wat u opent
Voer de taak eenmaal handmatig uit en noteer elk bestand of papier dat je raadpleegt. Vijf minuten volstaan, en de lijst is vaak korter dan verwacht.
- 2Datums controleren
Controleer voor elk document of het actueel is. Een prijslijst van vorig jaar leidt tot onjuiste offertes. Corrigeer of vervang wat verouderd is.
- 3Verlichten
Verwijder onnodige tabbladen, niet-gerelateerde pagina's, gevoelige kolommen. Een document van twee goed gekozen pagina's is beter dan een dossier van vijftig.
- 4Het formaat kiezen
Exporteer als PDF wat tekst is, houd als spreadsheet wat een lijst is, fotografeer netjes wat alleen op papier bestaat.
- 5Duidelijk benoemen
Geef elk bestand een duidelijke naam, zoals « tarieven 2026 » of « betalingsvoorwaarden », zodat jij en de agent weten wat het bevat.
VIHet dossier up-to-date houden
Een agent gebruikt de versie die u hem hebt gegeven. Als u uw prijzen op 1 januari wijzigt zonder de prijslijst te vervangen, zal hij de oude blijven toepassen. Zorg ervoor dat u het document op dezelfde dag vervangt waarop het verandert. Op ABYS vraagt de agent om wat hem ontbreekt voordat hij aan het werk gaat, maar hij kan niet weten dat een bijgevoegd document onjuist is geworden. Een kort document is gemakkelijk up-to-date te houden, en elke pagina minder vermindert ook het tokenverbruik bij elke passage.
Een traiteur maakt een agent die buffetverzoeken voor bruiloften beantwoordt. Welke map is het meest geschikt?
?De vragen die ons worden gesteld
Welke documenten geef je aan een AI voor mijn bedrijf?
Degenen die u zelf raadpleegt voor de toegewezen taak: prijslijst, voorwaarden, e-mailsjablonen, werklijst. Geef de voorkeur aan korte, actuele en goed gestructureerde documenten. Houd wachtwoorden, bankgegevens, gezondheidsgegevens en alles wat niet direct voor de taak nodig is, voor jezelf.
Kan een AI een gescande PDF lezen?
Ja, in het algemeen, als de scan scherp, recht en goed gecontrasteerd is. Een bleke, scheve of scheef gefotografeerde scan is moeilijk leesbaar en kan fouten veroorzaken, vooral bij cijfers. Gebruik indien mogelijk de originele PDF, geëxporteerd uit je tekstverwerker of software.
Is het risicovol om je klantenmappen aan een AI toe te vertrouwen?
Dit hangt af van wat u verstrekt en aan wie. Beperk u tot de kolommen die nodig zijn voor de taak, verwijder gevoelige informatie en informeer u over waar de gegevens worden verwerkt. De AVG vraagt u om alleen gegevens te verwerken die nuttig zijn voor het nagestreefde doel en uw klanten in te lichten.
Moet je veel documenten geven zodat de agent beter wordt?
Nee. Buiten het nuttige af verwarren extra documenten het werk en verbruiken tokens bij elke passage. Een agent met drie goed gekozen documenten werkt beter dan een agent overstelpt met een compleet dossier. Als hem informatie ontbreekt, zal hij u erom vragen.
Zijn je documenten klaar? Voeg ze toe bij het aanmaken van je agent: hij zal je zelf zeggen of hij iets mist.
Mijn agent aanmakenTe lezen vervolgens
De missie van een AI-agent schrijven: de methode in vijf punten
Een agent werkt net zo goed als zijn missie duidelijk is. Deze cursus geeft u een methode in vijf punten om deze te schrijven: het doel, de...
Lees de lesAI-tokens: wat een agent verbruikt en hoe u het kunt voorspellen
Tokens zijn de werkeenheid van AI: alles wat een agent leest en alles wat hij schrijft wordt in tokens geteld. Na deze cursus, v…
Lees de lesWaar gaan uw gegevens heen wanneer een AI-agent voor u werkt?
Een taak aan een AI-agent toevertrouwen betekent hem informatie toevertrouwen. Deze gids volgt het traject van uw gegevens, stuk voor stuk, zegt …
Lees de les