1. Purpose
AUDYS is an audit agent that reviews, line by line, the invoices of carriers and customs duties paid by the client (the "principal"), against its contract, its signed rate schedule and applicable customs tariffs. It identifies discrepancies, documents them shipment by shipment with the clause that supports them, and prepares adjustment letters that the principal signs and sends itself. It makes no claims in its own name: the claim is that of the principal, AUDYS provides the substance and proof.
AUDYS only concludes what it can prove. What it cannot recalculate due to missing documentation (an absent rate schedule, a missing clause, an unpublished tariff) is deemed "undecidable" and is not included in any total. A discrepancy in favor of the carrier is recorded and is never deducted from what is owed to the principal.
2. Fee: 25% of amounts recovered, and nothing else
Deployment, configuration, document review, audit passes, adjustment letters and the console are free of charge. ABYS is compensated only on the amounts actually recovered through AUDYS's work, at the rate of 25% excl. VAT, unless a different rate is agreed in writing.
The basis is the amount recovered : the sum of (a) credits issued by a carrier and matched by AUDYS to a discrepancy it had identified, when the credit is issued after the mandate begins, and (b) amounts that the principal declares in its console (carrier transfer, customs refund, credit received outside deposited invoices). No discrepancy merely identified, no estimated savings, no "future savings" is included in the basis: a discrepancy that has not been reimbursed costs the principal nothing.
The principal undertakes to declare in the console, within one month of receipt, amounts recovered as a result of a claim prepared by AUDYS, when they do not appear automatically in the deposited invoices. An amount recovered on the basis of a discrepancy established by AUDYS remains due as a fee even if the principal has reformulated the letter or negotiated directly.
The mandate begins on the date of the first sealed audit pass. Earlier credits are not counted, even if they settle a discrepancy that AUDYS discovers later.
3. Statement, invoice, due date
ABYS establishes a monthly statement for each principal: each amount recovered during the month (date, nature, carrier, amount), the total, and the resulting fee, rounded to the nearest cent. The statement is based on audit pass reports and payment declarations that the agent transmits to ABYS (article 5). The principal has fifteen days from the statement to contest it, with supporting documentation; after this period, ABYS issues its invoice, payable within thirty days.
Proof of a fee is always available in the principal's console: the discrepancy identified, the clause cited, the credit or payment matched. ABYS never invoices an amount that does not appear there.
4. Les deux éditions
Édition hébergée. L'agent tourne sur les serveurs d'ABYS, dans un espace propre au mandant, isolé des autres, avec sa base et ses pièces. Le mandant y accède par son compte abys.ai. Les pièces déposées restent sa propriété ; ABYS ne les lit que pour les auditer et ne les transmet à personne.
AUDYS On-Premise. L'agent est livré sous forme d'une image logicielle que le mandant fait tourner dans sa propre infrastructure, sous une licence nominative signée par ABYS, valable pour une durée fixée (un an, renouvelable). Les factures, contrats, lignes, constats et courriers ne quittent jamais le réseau du mandant. ABYS ne reçoit que le procès-verbal de chaque passe (article 5). L'image est publiée avec son empreinte ; le mandant l'épingle et choisit quand mettre à jour. À l'expiration de la licence, l'agent continue de tourner trente jours en le signalant, puis refuse de démarrer ; les données restent au mandant.
5. Ce qui est transmis à ABYS, et ce qui ne l'est jamais
À chaque passe scellée et à chaque encaissement déclaré, l'agent transmet à ABYS un procès-verbal signé contenant : le code de l'espace, la date, les empreintes des pièces déposées (jamais leur contenu), le nombre de lignes et d'envois, le montant total facturé, les quatre totaux de l'audit (établi, sous réserve, soldé, indécidable), le nombre d'écarts et le réclamable par transporteur et par type de contrôle, et les récupérations constatées (date, nature, montant, transporteur). Chaque procès-verbal cite l'empreinte du précédent : la chaîne est vérifiable des deux côtés. Le mandant peut lire chaque procès-verbal dans sa console avant et après sa transmission.
Ne sont jamais transmis : les factures, les numéros de facture et d'envoi, les lignes, les constats, les courriers, les contrats et grilles, le détail produit, les noms des interlocuteurs du mandant. En édition On-Premise, un mandant qui coupe la remontée reste tenu de transmettre ses procès-verbaux au relevé mensuel.
6. Les référentiels tarifaires
Pour les droits de douane, AUDYS s'appuie sur un registre de tarifs publiés par les administrations, constitué et tenu par ABYS à partir de sources officielles, et sur les pièces du mandant. Ce registre est un actif d'ABYS : le mandant en reçoit, pour la durée du mandat, la tranche qui concerne ses pays de destination. Il ne peut pas le copier, l'extraire ni le communiquer. Un tarif qui n'y figure pas n'est pas deviné : la ligne est dite indécidable.
7. Les obligations du mandant
- déposer des pièces authentiques et complètes : le contrat de transport, la grille signée, les factures telles qu'elles ont été reçues, et, pour la douane, le détail produit déclaré ;
- lire les courriers avant de les signer et de les envoyer : AUDYS prépare, le mandant décide ;
- déclarer les récupérations dans la console, dans le mois ;
- ne pas utiliser AUDYS pour auditer des factures qui ne sont pas les siennes, ni pour un tiers, sans accord écrit d'ABYS.
8. La responsabilité
AUDYS établit des écarts à partir des pièces qu'il reçoit et des règles qu'il peut citer. Un écart « établi » est opposable au transporteur au vu de ces pièces ; il ne préjuge pas de la position que le transporteur adoptera. ABYS ne garantit pas qu'une réclamation aboutisse, et n'est rémunérée que si elle aboutit. ABYS répond de la fourniture du service avec le soin d'un professionnel ; sa responsabilité envers un mandant est limitée, sauf faute lourde, aux honoraires perçus de ce mandant au cours des douze mois précédant le fait générateur.
9. Durée, résiliation, réversibilité
Le mandat est conclu pour un an et se renouvelle tacitement, sauf dénonciation par l'une des parties avec un préavis d'un mois. L'honoraire reste dû sur les récupérations constatées après la fin du mandat lorsqu'elles procèdent d'une réclamation préparée pendant le mandat, pendant six mois.
À la fin du mandat, le mandant récupère l'intégralité de ses données : en édition hébergée, ABYS lui remet une archive de son espace (base, pièces, procès-verbaux) et l'efface sous trente jours ; en édition On-Premise, les données n'ont jamais quitté son serveur. ABYS ne conserve que les procès-verbaux reçus, pour la durée légale de conservation des pièces comptables.
10. Droit applicable
Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, une solution amiable est recherchée d'abord : contact@abys.ai. À défaut, les tribunaux français sont compétents.
