1. El objeto
AUDYS es un agente de auditoría que controla, línea por línea, las facturas de los transportistas y los derechos de aduanas pagados por el cliente (el « mandante »), contra su contrato, su tarifa firmada y los aranceles aduaneros vigentes. Establece las discrepancias, las documenta envío por envío con la cláusula que las fundamenta, y prepara los escritos de regularización que el mandante firma y envía él mismo. No reclama nada en su nombre: la reclamación es la del mandante, AUDYS proporciona la materia y la prueba.
AUDYS solo concluye lo que puede probar. Lo que no puede recalcular por falta de un documento (una tarifa ausente, una cláusula faltante, un arancel no publicado) se denomina « indecidible » y no entra en ningún total. Una discrepancia a favor del transportista se registra y nunca se deduce de lo que se debe al mandante.
2. El honorario: 25 % de lo recuperado constatado, y nada más
El despliegue, la configuración, la lectura de documentos, las pasadas de auditoría, los escritos y la consola son gratuitos. ABYS solo se remunera sobre las sumas efectivamente recuperadas gracias al trabajo de AUDYS, a razón del 25 % excl. IVA, salvo tasa diferente acordada por escrito.
La base imponible es lo recuperado constatado : la suma (a) de los abonos emitidos por un transportista y conciliados por AUDYS con una discrepancia que había establecido, cuando el abono es posterior al inicio del mandato, y (b) de los cobros que el mandante declara en su consola (transferencia de un transportista, reembolso de derechos por la administración, abono recibido fuera de las facturas depositadas). Ninguna discrepancia solo identificada, ninguna economía estimada, ninguna « economía futura » entra en la base imponible: una discrepancia que no ha sido reembolsada no cuesta nada al mandante.
El mandante se compromete a declarar en la consola, dentro del mes de su recepción, las sumas recuperadas como resultado de una reclamación preparada por AUDYS, cuando no aparecen por sí solas en las facturas depositadas. Una suma recuperada sobre la base de una discrepancia establecida por AUDYS sigue siendo debida por concepto de honorario incluso si el mandante ha reformulado el escrito o ha negociado directamente.
El inicio del mandato es la fecha de la primera pasada sellada. Los abonos anteriores no se cuentan, incluso si resuelven una discrepancia que AUDYS encuentra más tarde.
3. Le relevé, la facture, l'exigibilité
ABYS établit chaque mois un relevé par mandant : chaque récupération constatée dans le mois (date, nature, transporteur, montant), le total, et l'honoraire qui en découle, arrondi au centime. Le relevé s'appuie sur les procès-verbaux de passe et les déclarations d'encaissement que l'agent transmet à ABYS (article 5). Le mandant dispose de quinze jours à compter du relevé pour le contester, pièce à l'appui ; passé ce délai, ABYS émet sa facture, payable à trente jours.
Le justificatif d'un honoraire est toujours disponible dans la console du mandant : l'écart établi, la clause citée, l'avoir ou l'encaissement rapproché. ABYS ne facture jamais un montant qui n'y figure pas.
4. Les deux éditions
Édition hébergée. L'agent tourne sur les serveurs d'ABYS, dans un espace propre au mandant, isolé des autres, avec sa base et ses pièces. Le mandant y accède par son compte abys.ai. Les pièces déposées restent sa propriété ; ABYS ne les lit que pour les auditer et ne les transmet à personne.
AUDYS On-Premise. L'agent est livré sous forme d'une image logicielle que le mandant fait tourner dans sa propre infrastructure, sous une licence nominative signée par ABYS, valable pour une durée fixée (un an, renouvelable). Les factures, contrats, lignes, constats et courriers ne quittent jamais le réseau du mandant. ABYS ne reçoit que le procès-verbal de chaque passe (article 5). L'image est publiée avec son empreinte ; le mandant l'épingle et choisit quand mettre à jour. À l'expiration de la licence, l'agent continue de tourner trente jours en le signalant, puis refuse de démarrer ; les données restent au mandant.
5. Ce qui est transmis à ABYS, et ce qui ne l'est jamais
À chaque passe scellée et à chaque encaissement déclaré, l'agent transmet à ABYS un procès-verbal signé contenant : le code de l'espace, la date, les empreintes des pièces déposées (jamais leur contenu), le nombre de lignes et d'envois, le montant total facturé, les quatre totaux de l'audit (établi, sous réserve, soldé, indécidable), le nombre d'écarts et le réclamable par transporteur et par type de contrôle, et les récupérations constatées (date, nature, montant, transporteur). Chaque procès-verbal cite l'empreinte du précédent : la chaîne est vérifiable des deux côtés. Le mandant peut lire chaque procès-verbal dans sa console avant et après sa transmission.
Ne sont jamais transmis : les factures, les numéros de facture et d'envoi, les lignes, les constats, les courriers, les contrats et grilles, le détail produit, les noms des interlocuteurs du mandant. En édition On-Premise, un mandant qui coupe la remontée reste tenu de transmettre ses procès-verbaux au relevé mensuel.
6. Les référentiels tarifaires
Pour les droits de douane, AUDYS s'appuie sur un registre de tarifs publiés par les administrations, constitué et tenu par ABYS à partir de sources officielles, et sur les pièces du mandant. Ce registre est un actif d'ABYS : le mandant en reçoit, pour la durée du mandat, la tranche qui concerne ses pays de destination. Il ne peut pas le copier, l'extraire ni le communiquer. Un tarif qui n'y figure pas n'est pas deviné : la ligne est dite indécidable.
7. Les obligations du mandant
- déposer des pièces authentiques et complètes : le contrat de transport, la grille signée, les factures telles qu'elles ont été reçues, et, pour la douane, le détail produit déclaré ;
- lire les courriers avant de les signer et de les envoyer : AUDYS prépare, le mandant décide ;
- déclarer les récupérations dans la console, dans le mois ;
- ne pas utiliser AUDYS pour auditer des factures qui ne sont pas les siennes, ni pour un tiers, sans accord écrit d'ABYS.
8. La responsabilité
AUDYS établit des écarts à partir des pièces qu'il reçoit et des règles qu'il peut citer. Un écart « établi » est opposable au transporteur au vu de ces pièces ; il ne préjuge pas de la position que le transporteur adoptera. ABYS ne garantit pas qu'une réclamation aboutisse, et n'est rémunérée que si elle aboutit. ABYS répond de la fourniture du service avec le soin d'un professionnel ; sa responsabilité envers un mandant est limitée, sauf faute lourde, aux honoraires perçus de ce mandant au cours des douze mois précédant le fait générateur.
9. Durée, résiliation, réversibilité
Le mandat est conclu pour un an et se renouvelle tacitement, sauf dénonciation par l'une des parties avec un préavis d'un mois. L'honoraire reste dû sur les récupérations constatées après la fin du mandat lorsqu'elles procèdent d'une réclamation préparée pendant le mandat, pendant six mois.
À la fin du mandat, le mandant récupère l'intégralité de ses données : en édition hébergée, ABYS lui remet une archive de son espace (base, pièces, procès-verbaux) et l'efface sous trente jours ; en édition On-Premise, les données n'ont jamais quitté son serveur. ABYS ne conserve que les procès-verbaux reçus, pour la durée légale de conservation des pièces comptables.
10. Droit applicable
Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, une solution amiable est recherchée d'abord : contact@abys.ai. À défaut, les tribunaux français sont compétents.
