1. Het doel
AUDYS is een audit-agent die regel voor regel de facturen van vervoerders en de douanerechten die door de klant (de « opdrachtgever ») zijn betaald, controleert aan de hand van zijn contract, zijn ondertekende tariefschema en de geldende douanetarieven. Het stelt de afwijkingen vast, documenteert deze per zending met de bepaling die eraan ten grondslag ligt, en bereidt de regulariseringsschrijvingen voor die de opdrachtgever zelf ondertekent en verzendt. Het stelt niets in eigen naam in rekening: de vordering is die van de opdrachtgever, AUDYS levert de inhoud en het bewijs ervan.
AUDYS stelt alleen vast wat het kan bewijzen. Wat het niet kan herberekenen omdat een stuk ontbreekt (een ontbrekend schema, een ontbrekende bepaling, een niet gepubliceerd tarief) wordt « onbeslisbaar » genoemd en wordt niet in enig totaal opgenomen. Een afwijking ten gunste van de vervoerder wordt geregistreerd en wordt nooit afgetrokken van wat aan de opdrachtgever verschuldigd is.
2. De honorering: 25 % van het vastgestelde terugvorderbare bedrag, en niets anders
De implementatie, de configuratie, het lezen van stukken, de audit-runs, de schrijvingen en de console zijn gratis. ABYS wordt alleen betaald over de bedragen die daadwerkelijk zijn teruggevorderd dankzij het werk van AUDYS, tegen het tarief van 25 % excl. VAT, tenzij een ander tarief schriftelijk is overeengekomen.
De basis is het vastgestelde terugvorderbare bedrag : de som van (a) de creditnota's die door een vervoerder zijn uitgegeven en door AUDYS zijn gekoppeld aan een afwijking die het had vastgesteld, wanneer de creditnota na het begin van het mandaat is uitgegeven, en (b) de inningen die de opdrachtgever in zijn console aangeeft (overboeking van een vervoerder, terugbetaling van rechten door de overheid, ontvangen creditnota buiten de ingediende facturen). Geen enkele alleen geïdentificeerde afwijking, geen geschatte besparing, geen « toekomstige besparing » wordt in de basis opgenomen: een afwijking die niet is terugbetaald, kost de opdrachtgever niets.
De opdrachtgever verbindt zich ertoe om in de console, binnen een maand na ontvangst, de bedragen aan te geven die zijn teruggevorderd naar aanleiding van een vordering die door AUDYS is opgesteld, wanneer deze niet vanzelf in de ingediende facturen voorkomen. Een bedrag dat is teruggevorderd op basis van een afwijking die door AUDYS is vastgesteld, blijft verschuldigd voor de honorering, zelfs als de opdrachtgever de schrijving heeft herformuleerd of rechtstreeks heeft onderhandeld.
Het mandaat begint op de datum van de eerste verzegelde doorgang. Eerdere tegoeden en ontvangsten worden niet meegeteld, zelfs als ze een verschil vereffenen dat AUDYS later terugvindt.
Vallen nooit onder de grondslag, bij constructie : een algemene creditnota zonder zendingsnummer (volumekorting, bonus, commercieel gebaar, regeling van een geschil dat vóór het mandaat is geopend), een terugbetaling wegens vertraging (Guaranteed Service Refund, Money Back Guarantee of equivalent), een annulering gevolgd door een herfacturering, en elk tegoed waarvan het motief niet het gereclameerde verschil is. Een tegoed wordt slechts één keer geteld, onder een unieke referentie, op de datum van de creditnota die het draagt. Als een vervoerder vervolgens een reeds geteld tegoed tegenboeking uitvoert, meldt de opdrachtgever dit in zijn console (annulering) en wordt het overeenkomstige honorarium afgetrokken van het volgende overzicht of terugbetaald.
3. Het overzicht, de factuur, de vervaldatum
ABYS stelt elke maand een overzicht per opdrachtgever op: elke in de maand vastgestelde terugvordering (datum, aard, vervoerder, bedrag), het totaal en de daaruit voortvloeiende honorering, afgerond op de cent. Het overzicht is gebaseerd op de verslagen van de runs en de inningsverklaringen die de agent aan ABYS doorstuurt (artikel 5). De opdrachtgever heeft vijftien dagen vanaf het overzicht om dit aan te vechten, met stukken ter ondersteuning; na afloop van deze termijn geeft ABYS zijn factuur uit, betaalbaar binnen dertig dagen.
Het bewijs van een honorering is altijd beschikbaar in de console van de opdrachtgever: de vastgestelde afwijking, de aangehaalde bepaling, de gekoppelde creditnota of inning. ABYS factureert nooit een bedrag dat daar niet in voorkomt.
4. De twee edities
Gehoste editie. De agent draait op de servers van ABYS, in een ruimte die eigendom is van de opdrachtgever, geïsoleerd van anderen, met zijn database en documenten. De opdrachtgever heeft er toegang toe via zijn account abys.ai. De gedeponeerde documenten blijven zijn eigendom; ABYS leest ze alleen voor controle en geeft ze aan niemand door.
AUDYS On-Premise. De agent wordt geleverd als een softwareimage die de opdrachtgever in zijn eigen infrastructuur draait, onder een door ABYS ondertekende naamlicentie, geldig voor een bepaalde duur (één jaar, verlengbaar). De facturen, contracten, regels, constateringen en correspondentie verlaten nooit het netwerk van de opdrachtgever. ABYS ontvangt alleen het proces-verbaal van elke ronde (artikel 5). De image wordt gepubliceerd met zijn vingerafdruk; de opdrachtgever spijkert het vast en kiest wanneer hij wil bijwerken. Bij expiratie van de licentie blijft de agent dertig dagen draaien met een waarschuwing, en weigert dan op te starten; de gegevens blijven bij de opdrachtgever.
5. Wat wordt doorgegeven aan ABYS, en wat nooit
Bij elke verzegelde doorgang en bij elke aangegeven ontvangst stuurt de agent naar ABYS een ondertekend proces-verbaal met: de code van de ruimte, de datum, de vingerafdrukken van de gedeponeerde stukken (nooit hun inhoud), het aantal regels en zendingen, het totale gefactureerde bedrag, de vier audittotalen (vastgesteld, onder voorbehoud, vereffend, onbeslisbaar), het aantal verschillen en het reclameerbare bedrag per vervoerder en per type controle, en de vastgestelde recuperaties (datum, aard, bedrag, vervoerder, betrokken controle, en het nummer van de creditnota of de referentie van de regeling waarop ze zijn gebaseerd). Elk proces-verbaal vermeldt de vingerafdruk van het vorige: de keten is van beide kanten verifieerbaar. De opdrachtgever kan elk proces-verbaal in zijn console lezen vóór en na de verzending.
Worden nooit doorgegeven: de facturen, de zendingsnummers, de regels, de vaststellingen, de correspondentie, de contracten en tarieftabellen, het productdetail, de namen van de contactpersonen van de opdrachtgever, de beslissingen van de opdrachtgever over de vaststellingen. In de On-Premise editie blijft een opdrachtgever die de gegevensoverdracht uitschakelt verplicht zijn processen-verbaal door te geven bij het maandelijkse overzicht.
6. De tarievenreferenties
Voor douanerechten steunt AUDYS op een tarievenregister dat is gepubliceerd door de administraties, samengesteld en beheerd door ABYS op basis van officiële bronnen, en op de documenten van de opdrachtgever. Dit register is een actief van ABYS: de opdrachtgever ontvangt ervan, voor de duur van het mandaat, het gedeelte dat betrekking heeft op zijn bestemmingslanden. Hij kan het niet kopiëren, extraheren of doorgeven. Een tarief dat er niet in voorkomt, wordt niet geraden: de regel wordt onbeslisbaar genoemd.
7. De verplichtingen van de opdrachtgever
- authentieke en volledige documenten deponeren: het vervoerscontract, het ondertekende grid, de facturen zoals ontvangen, en voor douane, de aangegeven productdetails;
- de correspondentie lezen voordat u deze ondertekent en verzendt: AUDYS bereidt voor, de opdrachtgever beslist;
- de recuperaties in de console aangeven, binnen de maand;
- AUDYS niet gebruiken voor controle van facturen die niet van u zijn, noch voor een derde, zonder schriftelijke toestemming van ABYS.
8. De aansprakelijkheid
AUDYS stelt afwijkingen vast op basis van de documenten die hij ontvangt en de regels die hij kan citeren. Een 'vastgestelde' afwijking kan tegen de vervoerder worden ingeroepen op basis van deze documenten; het voorjudiceert niet de positie die de vervoerder zal innemen. ABYS garandeert niet dat een vordering succesvol is, en wordt alleen betaald als deze succesvol is. ABYS is verantwoordelijk voor de levering van de dienst met de zorg van een professional; zijn aansprakelijkheid jegens een opdrachtgever is beperkt, behalve in geval van grove schuld, tot de honoraria die in de twaalf maanden voorafgaand aan het schadebrengende feit van deze opdrachtgever zijn ontvangen.
9. Duur, beëindiging, reversibiliteit
Het mandaat wordt gesloten voor één jaar en wordt stilzwijgend verlengd, tenzij één van de partijen het opzegt met een opzegtermijn van één maand. Het honorarium blijft verschuldigd op terugvorderingen die na afloop van het mandaat worden vastgesteld wanneer deze voortvloeien uit een vordering die tijdens het mandaat is voorbereidt, gedurende zes maanden.
Aan het einde van het mandaat haalt de opdrachtgever al zijn gegevens op: in gehoste editie geeft ABYS hem een archief van zijn ruimte (database, documenten, processen-verbaal) en wist het binnen dertig dagen; in On-Premise editie hebben de gegevens nooit zijn server verlaten. ABYS bewaart alleen de ontvangen processen-verbaal, voor de wettelijke bewaartermijn van boekhoudstukken.
10. Toepasselijk recht
Deze voorwaarden zijn onderworpen aan Frans recht. In geval van geschil wordt eerst naar een minnelijke oplossing gezocht: contact@abys.ai. Ontbreekt dit, dan zijn de Franse rechtbanken bevoegd.
